Reservas de capital são fundos reservados para uso em projetos específicos que apresentam um investimento de capital de longo prazo, ou que podem estar relacionados a algum tipo de despesa de capital no futuro. Não é incomum que governos locais e também nacionais criem reservas desse tipo, como um meio de acumular fundos de forma incremental para necessidades futuras previstas. Uma reserva de capital também pode ser estabelecida por uma empresa de qualquer porte, e ser usada para projetos em andamento ou como meio de preparação para algum projeto futuro.
A ideia principal por trás de um fundo de reserva de capital é separar ativos que estão fora do orçamento operacional normal e podem ser usados para compensar despesas com projetos que devem ser financiados pelo menos parcialmente fora do orçamento operacional. Por exemplo, um município pode querer construir uma nova prefeitura. Se os fundos não forem alocados no orçamento para iniciar a preparação para esta atividade, então a receita de uma reserva de capital pode ser sacada para administrar os custos de preparação de um terreno para a nova construção, criação de plantas e, em geral, preparação para o construção das novas instalações. Dependendo do montante dos fundos no fundo de reserva de capital e dos regulamentos que regem os desembolsos desse fundo, pode ser possível financiar todo o projeto de construção usando a reserva.
As empresas podem fazer uso de uma reserva de capital da mesma maneira. O fundo de reserva pode crescer ao longo de vários anos, geralmente transferindo os lucros excedentes gerados de tempos em tempos para o fundo. Caso a empresa deseje se expandir, possivelmente abrindo um novo ponto de venda ou construindo uma nova unidade de produção, os ativos contidos na reserva de capital podem ser utilizados para lançar esses projetos. O uso das reservas permite que a empresa administre o processo sem a necessidade de obter financiamento externo e, assim, elimina a necessidade de pagar juros sobre empréstimos ou linhas de crédito para concluir com sucesso o projeto de expansão.
Quaisquer fundos colocados em uma reserva de capital devem ser contabilizados nos registros financeiros do município ou da empresa. Para os municípios, isso significa identificar a origem de quaisquer recursos depositados nas reservas, incluindo recursos doados e recursos obtidos por meio de subsídios do governo. As empresas também devem contabilizar com precisão a origem de quaisquer ativos atribuídos à reserva de capital. Em muitas nações, as leis governam como uma reserva de capital deve ser administrada e fornecem a estrutura básica de como uma entidade governamental ou uma empresa irá estruturar e manter a reserva, incluindo como os fundos são destinados a tipos específicos de despesas de capital.