Uma análise de balanço é um processo no qual um contador ou líder de negócios estudaria lucros e despesas para determinar maneiras de conduzir os negócios com mais eficiência. Essa pessoa procuraria coisas como desperdício de dinheiro, picos repentinos de custo, vendas lentas ou possivelmente até mesmo o uso indevido de fundos. Enquanto uma folha de lucros e perdas normalmente tem resumos gerais de cada categoria, uma análise de balanço é normalmente muito mais específica. Toda e qualquer transação é cuidadosamente estudada durante esse processo, e as informações resultantes são utilizadas para tomar decisões de negócios que aprimorariam um aspecto da empresa.
Normalmente, uma análise de balanço começa com a coleta de documentos corporativos. Mesmo que um livro-razão mostre cada transação comercial com uma descrição dos serviços prestados, a maioria dos especialistas financeiros deseja acesso irrestrito às faturas para ter uma visão clara do negócio geral. Uma vez reunidos esses documentos, é possível entender por que certas decisões financeiras foram tomadas.
Esse processo normalmente é dividido em várias etapas separadas. Itens como vendas, custos de mão de obra, estoque e depósitos são revisados individualmente para localizar quaisquer discrepâncias no livro-razão oficial. Quando problemas potenciais são localizados, o contador sinaliza a entrada para revisão posterior, uma vez que as outras entradas são inspecionadas. A próxima etapa seria verificar quaisquer discrepâncias localizando fisicamente a origem do problema. Ao conduzir uma análise de balanço patrimonial dessa maneira, as empresas geralmente conseguem identificar questões menores antes que se tornem problemas substanciais.
O processo de análise do balanço patrimonial também é usado para comparar datas fiscais anteriores a fim de avaliar a produtividade geral da empresa. Por exemplo, um contador pode notar que os custos de envio e entrega da empresa aumentaram muito acima do preço da inflação. Assim que a empresa estiver munida dessas informações, o problema pode ser avaliado e corrigido antes que ocorram perdas graves. É por isso que uma análise de planilha de negócios normalmente é concluída mensalmente.
Outro uso para uma análise de balanço é quando uma empresa está sendo avaliada para fins de investimento ou empréstimos. As instituições bancárias conduzem esse processo para determinar se uma empresa possui ativos financeiros para pagar dívidas de maneira eficiente. Muitos investidores também completariam um processo semelhante antes de comprar ações ou considerar qualquer tipo de compra. Ao obter uma imagem mais aprofundada das finanças de uma empresa, muitas fontes externas, como agências de impostos ou grupos de caridade, também podem estimar o valor líquido de uma empresa.