Uma despesa de salário é a despesa que uma empresa incorre devido ao pagamento de salários e benefícios dos funcionários. Geralmente, o termo se aplica a funcionários que não são da indústria, independentemente de serem considerados funcionários horistas ou assalariados. Os salários da indústria são geralmente tratados de uma maneira ligeiramente diferente e não são levados em consideração nas despesas salariais. A despesa salarial listada pela empresa pode não ser igual ao valor real do salário bruto que um funcionário recebe devido a benefícios e, possivelmente, outros impostos.
Os funcionários que podem fazer parte desse cálculo podem incluir secretárias, supervisores e administradores. Em alguns casos, os supervisores que trabalham na linha, ou participam do processo de fabricação, podem ter todo ou parte de seus salários contabilizados de outra forma, como valor agregado ao produto. A divisão das despesas com os salários depende da empresa e, possivelmente, da quantidade de tempo que o supervisor gasta na fabricação de produtos.
Os empregados da indústria geralmente não são incluídos nas despesas salariais simplesmente porque o custo do seu trabalho é contabilizado no preço do item que está sendo fabricado. Embora os funcionários que não são da manufatura possam agregar valor à empresa, eles não agregam valor diretamente ao produto que a empresa está fabricando. É por isso que suas despesas geralmente são contabilizadas de forma diferente.
Normalmente, as empresas calculam uma despesa salarial de duas maneiras diferentes. A despesa pode ser calculada no momento em que a despesa incorre, por exemplo, quando o trabalho é concluído. Também pode ser calculado com base na data de pagamento ao funcionário. Esses dois tipos de métodos contábeis também podem ter outras implicações.
O método de contabilidade de acréscimo é o nome do método de contabilidade que contabiliza os salários à medida que o trabalho está sendo executado. Muitas vezes, é visto em empresas maiores. Nesse método de contabilidade, a despesa com salários é geralmente relatada como um valor que os funcionários ganham, não como um valor pago pela empresa. Apesar da terminologia utilizada, ainda é um gasto para a empresa.
Se o cálculo for feito no momento do pagamento dos salários, é conhecido como método à vista. Geralmente, as pequenas empresas consideram esse método mais fácil e preferível do que o método de contabilidade de competência. A despesa de salário e qualquer outra despesa não são contadas até que o cheque seja emitido ou a transferência de dinheiro seja realizada. O mesmo também se aplica à renda. Nada é contado como receita até que o cheque seja recebido.