Uma carta aos investidores deve ser sempre informativa, além de profissional. Para manter um relacionamento forte com os investidores, comunique sempre de forma clara e honesta os detalhes do seu negócio. Sua correspondência com investidores deve incluir apenas informações factuais e cada investidor deve ser notificado sobre questões importantes que afetam seu investimento assim que forem conhecidas. Se anexar relatórios de investidores com uma carta, explique quaisquer áreas de preocupação que um relatório possa exibir e incentive os investidores a contatá-lo diretamente se houver alguma dúvida ou preocupação no futuro.
Sempre que você escrever uma carta para investidores, certifique-se de digitá-la em papel timbrado em uma fonte de fácil leitura e aparência profissional. Esteja você preparando uma carta trimestral aos investidores, uma carta anual aos investidores ou escrevendo uma carta para uma proposta do investidor, certifique-se de manter uma cópia da carta para seus arquivos e enviar uma cópia da mesma carta para todos os seus investidores, bem como quaisquer membros do conselho e outras partes apropriadas. Dirija-se aos destinatários em um tom respeitoso e profissional e sempre inclua suas informações de contato.
Todas as comunicações com investidores devem ser apropriadamente datadas diretamente na correspondência, a fim de manter uma linha de tempo factual de comunicação. Você também deve sempre conter uma referência ou linha de assunto após a data da carta para que seus investidores saibam a que a carta se refere e para que as informações sejam facilmente recuperáveis se necessário no futuro. Uma carta aos investidores também deve sempre começar com uma saudação respeitosa e profissional, mesmo que você tenha um relacionamento pessoal com eles.
Ao redigir uma carta para enviar aos investidores, é sempre uma boa ideia ir direto ao ponto o mais rápido possível. Você pode ter uma relação amigável com o investidor, mas discutir assuntos pessoais nunca é apropriado ao fornecer uma carta profissional aos investidores. Em vez disso, a carta deve conter apenas informações pertinentes ao interesse comercial do investidor e ao investimento em seu projeto.
Em sua carta aos investidores, seja otimista quanto ao futuro de seus negócios juntos. Mesmo que os investidores estejam enfrentando a possibilidade de perder um investimento, detalhe suas melhores estratégias para tentar evitar tal perda. Em suma, garanta a seus investidores que você está fazendo o melhor que pode, pessoal e profissionalmente, para proteger seus interesses.
Quando uma carta aos investidores oferece notícias desanimadoras, também é uma boa prática informá-los sobre situações aparentemente fora de seu controle. Ao mesmo tempo, porém, informe os investidores sobre os esforços que você fez em nome deles. A maioria dos investidores entende os riscos e entende que circunstâncias imprevistas podem resultar em perdas. O que a maioria não tolera, no entanto, é ser mal informado ou mentir intencionalmente em uma carta ou pessoalmente.