Quando um funcionário usa seu veículo pessoal para realizar negócios em benefício de seu empregador, ele pode receber um reembolso pelos custos associados na forma de reembolso de milhas. Ao fazer isso, uma empresa absorve algumas das despesas com combustível e desgaste do automóvel a uma taxa predeterminada, aliviando o fardo financeiro dos funcionários. Nos Estados Unidos, esse é um benefício opcional; como tal, o governo dos Estados Unidos também pode permitir a dedução de impostos para empresas ou indivíduos que usam carros para fins comerciais. Normalmente, as empresas baseiam a taxa de reembolso de milhas nas diretrizes estabelecidas pelas agências governamentais nacionais, como o Internal Revenue Service (IRS) nos EUA, mas nem sempre.
Os funcionários que trabalham para organizações que oferecem reembolso de milhas geralmente precisam fornecer um relato preciso das milhas comerciais que dirigem. A maioria das empresas possui um formulário padrão, denominado relatório de despesas, por meio do qual o funcionário preenche informações pertinentes que descrevem os locais por onde ele dirigiu, o número de milhas que viajou para chegar lá e o objetivo comercial de cada visita específica. Quando a administração aprova o relatório de despesas, o funcionário é reembolsado pelos custos incorridos. Isso geralmente é calculado pegando o número de milhas de negócios conduzidas e multiplicando esse número pela taxa de reembolso atual estabelecida pelo empregador.
Nos Estados Unidos, o IRS publica taxas de milhagem padrão opcionais com base no custo operacional de um carro. Os preços do gás do ano anterior também são geralmente considerados na estimativa. Os empregadores podem optar por reembolsar os funcionários com base nesta taxa sugerida. Eles também podem desviar dele a seu critério.
Algumas empresas optam por não oferecer reembolso de milhas. Quando o fizerem, entretanto, podem ter o direito de incluir essa despesa como uma dedução de imposto em suas declarações corporativas. Da mesma forma, as pessoas que não recebem reembolso de milhas de seus empregadores também podem ser elegíveis para discriminar as despesas com automóveis como uma dedução em suas declarações de imposto de renda pessoal.
A viagem da casa de uma pessoa para o local de trabalho geralmente não é reembolsável para uma unidade empregadora ou um indivíduo. Em outras palavras, se uma pessoa normalmente dirige 20 milhas por dia de sua casa ao escritório, ela geralmente não pode reivindicar isso como uma despesa legítima. Ao longo do dia, no entanto, se ele for de carro a outros locais para fazer ligações de vendas ou conduzir negócios para seu empregador, ele geralmente pode solicitar uma compensação pela viagem adicional quando o reembolso de milhas é oferecido.