Substância sobre a forma é um padrão de demonstração financeira baseado nos princípios contábeis básicos. O objetivo do extrato força os contadores a apresentarem as transações com base na substância econômica, e não na forma jurídica. Três requisitos constituem esse princípio contábil: integridade, relevância e precisão. Cada transação deve atender a esses requisitos no princípio da substância sobre a forma. As demonstrações financeiras preparadas com base neste princípio geralmente apresentam informações da maneira mais verdadeira possível.
A integridade exige que todas as transações financeiras representem a imagem final de cada atividade empresarial. As empresas devem registrar cada transação em sua forma completa. Se uma transação tiver várias partes que ocorrerão ao longo do tempo, os contadores devem registrar apenas a parte que afeta o período contábil atual. As divulgações são frequentemente necessárias para informar as partes interessadas sobre transações longas. Quaisquer cronogramas ou outros cálculos necessários para registrar as transações também podem precisar ser divulgados às partes interessadas.
Relevância significa que uma transação financeira tem impacto na empresa. Por exemplo, o custo pago há vários anos pelos ativos não deve ser considerado nas decisões de substituição. O preço pago originalmente não é provável que ocorra novamente. Portanto, os contadores não devem incluir as informações em nenhum relatório para fazer uma nova compra. Outro exemplo de relevância na substância sobre a forma é onde o custo difere em diferentes alternativas; apenas a alternativa considerada tem um custo relevante.
A precisão na substância sobre a forma dita que todas as transações registradas estão livres de erros. Os cálculos devem ser claros e concisos, mostrando o efeito das informações financeiras. Em muitos casos, um gerente ou supervisor de contabilidade pode precisar aprovar relatórios e declarações de contabilidade. Essa assinatura indica que uma segunda pessoa revisou os documentos, cálculos e transações quanto à precisão. As reconciliações também podem ser necessárias para testar a precisão.
Em alguns casos, os contadores podem sacrificar a precisão ao concluir as demonstrações financeiras. Completude e relevância são mais significativas em substância do que em forma. Embora os contadores devam se esforçar para obter precisão em todos os momentos, gastar muitas horas trabalhando em um projeto pode resultar em atrasos nas demonstrações financeiras. Outras atividades também podem sofrer quando os contadores ficam para trás por causa de questões relacionadas ao tempo. Por exemplo, relatórios fiscais ou prazos de preenchimento público podem não ser cumpridos por uma empresa.
Embora as empresas devam relatar todas as informações legalmente, esse não é necessariamente o aspecto mais importante das informações financeiras. Uma empresa geralmente possui um departamento jurídico que analisa essas informações. Os contadores preferem o resultado final, ou seja, se o negócio teve lucro. Tentar satisfazer os aspectos jurídicos e financeiros sob o aspecto do que formal é muito complicado para os contadores.