Un portale per lo staff è un sito Web privato utilizzato per fornire ai membri di uno staff l’accesso a informazioni importanti. I portali del personale possono essere disponibili solo su reti interne o possono essere progettati per l’accesso da qualsiasi computer abilitato a Internet per comodità. Per accedere al portale del personale, le persone di solito hanno bisogno di un nome utente e una password assegnati dal dipartimento IT della società. Un’ampia varietà di informazioni può essere conservata in un portale del personale, che va dai manuali dei dipendenti alle informazioni aggiornate sui contributi ai piani di benefit.
Diverse aziende progettano portali di personale generico che le aziende possono installare e anche le aziende possono progettare le proprie. L’obiettivo di un portale del personale è fornire alle persone un accesso immediato alle informazioni di cui potrebbero aver bisogno nel corso del loro lavoro. La digitalizzazione di queste informazioni può far risparmiare carta e ridurre gli sprechi, oltre a consentire alle persone di accedervi ovunque e in qualsiasi momento. Inoltre, i dipendenti possono trovare utili i portali del personale per tenere traccia di cose come ore lavorate, cronologia delle buste paga e così via.
Alcuni esempi di cose che i datori di lavoro possono inserire in un portale del personale includono: pianificazioni, manuali dei dipendenti, memo, informazioni sui salari, informazioni sui benefici, politiche aziendali e notizie. Il personale IT è in genere responsabile della gestione del portale del personale. Lo tengono aggiornato, identificano i problemi di sicurezza, risolvono i bug man mano che si presentano e assistono i dipendenti che hanno difficoltà ad accedervi oltre ad assegnare nomi utente e password ai nuovi dipendenti e rimuovere i vecchi dipendenti dagli elenchi di accesso.
I portali possono includere moduli del corso, consentendo ai dipendenti di seguire le lezioni attraverso il portale. Questi moduli possono far parte della formazione dei dipendenti richiesta o offerti come opzione supplementare per i dipendenti che desiderano migliorare le proprie prestazioni lavorative. Quiz e finestre di dialogo vengono utilizzati per confermare la comprensione dei dipendenti. I prompt possono anche essere utilizzati con elementi come i memo in modo che i datori di lavoro sappiano quando i dipendenti leggono i memo. Ciò può essere utile per verificare la distribuzione completa delle informazioni ai membri del personale.
I portali del personale possono contenere informazioni riservate o sensibili. I dipendenti possono essere invitati a disconnettersi sempre al termine, per evitare di mostrare il portale ai non dipendenti e per proteggere i loro nomi utente e password. I portali del personale possono avere aree ad accesso limitato aperte a determinati dipendenti solo dove sono conservate informazioni altamente sensibili. La creazione di livelli di sicurezza consente ai datori di lavoro di proteggere i dati particolarmente sensibili, oltre a fornire ai dipendenti aree bloccate dall’accesso per discutere e affrontare questioni di interesse senza consentire a tutto il personale di vedere tali aree.