Un ordine di lavoro è un documento che fornisce dettagli importanti su beni e servizi che un cliente desidera ottenere da un fornitore, un fornitore o un altro reparto all’interno della stessa azienda. Questo documento – che potrebbe essere un pezzo di carta stampato o un documento su un sistema informatico o su Internet – include spesso elementi che aiutano la persona o le persone che adempiranno all’ordine di lavoro a sapere esattamente cosa il cliente vuole fare o vuole consegnare, tra cui quante unità e dettagli relativi a cose come dimensioni, forma, colore e altre opzioni importanti. Un ordine di lavoro potrebbe essere emesso quando è necessario riparare un computer o altra attrezzatura, quando è necessario aggiornare o sostituire l’attrezzatura, quando è necessario riempire uno stock di forniture o in altre situazioni in cui il cliente ha bisogno di un determinato bene o servizio.
Esistono altri elementi di interesse che potrebbero essere aggiunti al modulo dell’ordine di lavoro in qualche momento del processo. Se al cliente è stato indicato un prezzo specifico per i beni e servizi richiesti nell’ordine di lavoro da un fornitore esterno o fornitore di servizi, tale prezzo viene spesso elencato. Nel caso in cui vengano ordinate più unità, l’ordine di lavoro di solito includerà una colonna che elenca il costo totale di tali articoli. L’ora e la data in cui l’ordine è stato emesso potrebbe essere inclusa, nonché l’ora e la data in cui si prevede o debba essere completato. Al termine del lavoro o della consegna, l’ora e la data in cui si è verificato di solito vengono aggiunte per completare il documento.
I moduli degli ordini di lavoro tendono inoltre a includere informazioni sul processo di consegna o sul servizio in corso. Il richiedente può specificare una modalità di consegna specifica, come posta ordinaria o tramite corriere. In caso di articoli di grandi dimensioni che richiedono la spedizione, il cliente potrebbe richiedere l’utilizzo di una determinata linea di trasporto. Il cliente può anche richiedere la consegna o il servizio entro una data specifica o dare istruzioni che la consegna o il servizio deve avvenire solo in determinati giorni della settimana o in determinati momenti della giornata. Ciò consente alla persona o alle persone che eseguiranno l’ordine di adattare le disposizioni di spedizione o di servizio per soddisfare le esigenze del cliente.
Il software degli ordini di lavoro viene spesso utilizzato oggi per generare ordini di lavoro che possono essere trasmessi elettronicamente. Ciò riduce la quantità di tempo necessaria per ricevere un ordine da un cliente. Il venditore è in grado di stampare l’ordine o trasmetterlo elettronicamente, rendendo più semplice tenere traccia dell’avanzamento dell’esecuzione dal punto di ricezione al completamento.