Une circulaire de sollicitation de procurations est un document préparé par une société qui émet des actions. Le document comprend généralement des informations sur les questions auxquelles la société est confrontée et qui doivent être votées par les actionnaires, ainsi que des données vitales sur les dirigeants de la société et la structure actuelle du conseil d’administration. La déclaration fonctionne comme le moyen d’informer et d’autoriser les actionnaires, ou ceux que les actionnaires désignent pour fonctionner en leur nom, à participer à tout processus de vote qui peut être nécessaire selon les documents fondateurs de la société.
Dans la plupart des cas, une déclaration de procuration comprendra toujours quatre informations vitales. La première consiste à identifier la liste actuelle des membres de la haute direction associés à la société. Bien que la portée des détails inclus sur chaque dirigeant varie, la plupart incluront le titre du dirigeant et des informations sur l’expérience et les diplômes du dirigeant.
Une circulaire de procuration fournit également aux actionnaires des informations sur la rémunération des dirigeants. Cela permet aux actionnaires de savoir comment les dirigeants sont rémunérés pour leurs efforts. Avec certaines sociétés, la structure peut exiger que les actionnaires votent sur toute augmentation proposée des avantages ou du salaire associés aux dirigeants de la société, un fait qui rend ce type d’information très important lorsqu’il s’agit de voter sur ces augmentations proposées.
Des informations sur la composition du comité d’audit en place sont également incluses dans la circulaire de sollicitation de procurations. Cela permet aux actionnaires de savoir qui évalue le traitement financier de la société et s’efforce de protéger les intérêts de tous ceux qui sont associés à l’entreprise d’une manière ou d’une autre. Comme pour la quantité de détails fournis sur les membres de la haute direction, cette section de la déclaration peut inclure des informations concernant les références de chaque personne siégeant au comité d’audit.
Un quatrième type d’information qui est normalement inclus dans une circulaire de sollicitation de procurations est la structure de la rémunération des membres du conseil d’administration. À l’instar des membres de la haute direction, il n’est pas inhabituel que les actionnaires se prononcent et votent en ce qui concerne les augmentations de salaire ou les modifications des avantages sociaux pour ceux qui siègent actuellement au conseil. Dans les situations où il est nécessaire d’élire un nouveau membre du conseil, le détail comprendra des informations générales sur les candidats à l’étude, permettant aux actionnaires de déterminer quel candidat ils préfèrent.
Aux États-Unis, l’émission de procurations doit être conforme aux réglementations mises en place par la Securities and Exchange Commission, ou SEC. D’autres pays dans le monde structurent également des réglementations concernant la nature et la structure de ces types de déclarations. Dans chaque cas, l’objectif est de s’assurer que les actionnaires sont tenus informés des questions qui affectent l’intégrité de leurs investissements et de leur permettre de recevoir cette information en temps opportun avant qu’ils ne soient appelés à délibérer ou à voter sur les enjeux auxquels la société est confrontée.