Les frais accessoires sont des frais supplémentaires facturés par une société de transport pour les services qui ne relèvent pas du ramassage et de la livraison de routine des colis et des expéditions. Ces frais sont généralement évalués sous la forme de frais fixes, et la plupart des entreprises publient des listes de frais accessoires pour informer les clients des types de frais auxquels ils peuvent être soumis en relation avec un envoi. Ces frais peuvent varier selon les sociétés de transport, et les clients ayant des commandes importantes ou fréquentes peuvent vouloir magasiner pour déterminer où se situe la meilleure offre.
Les expéditeurs peuvent facturer des frais accessoires pour des traitements spéciaux tels que le paiement à la livraison, le ramassage par un tiers, l’assurance, etc. Le carburant, le temps d’attente et la livraison à l’intérieur peuvent également être soumis à des frais supplémentaires. Ces frais peuvent être basés sur des frais par expédition, ou peuvent être évalués en fonction du poids et de la taille, selon le type de service fourni. Les envois peuvent également entraîner des frais s’ils sortent d’une route de livraison courante, comme dans le cas des surtaxes pour les routes rurales utilisées par certaines compagnies de navigation aux États-Unis. Les chauffeurs et autres manutentionnaires tiennent des registres soignés sur tout ce qui peut être soumis à des frais accessoires au profit de leurs employeurs.
Au moment où une commande est expédiée pour expédition, un représentant de la compagnie maritime doit déterminer si des frais spéciaux s’appliquent. Pour un ramassage et une livraison très basiques, aucuns frais supplémentaires ne peuvent s’appliquer; le client se verra facturer un tarif adapté à la vitesse et au type d’expédition. Dès que les clients commencent à demander des services supplémentaires, l’expéditeur peut commencer à ajouter des frais accessoires.
Il est également possible d’engager des frais accessoires en raison de quelque chose qui se produit au cours de l’expédition. Par exemple, les sociétés de transport peuvent facturer des frais supplémentaires si elles doivent livrer à nouveau parce que quelqu’un n’est pas présent pour signer l’envoi ou à la suite d’un autre problème comme une porte verrouillée. De même, les expéditeurs peuvent facturer si le destinataire demande un service spécial, comme la livraison à l’intérieur de palettes programmée pour un dépôt régulier.
Le coût d’un envoi peut augmenter considérablement une fois que les frais accessoires sont ajoutés. Les entreprises qui expédient aux clients peuvent avoir besoin d’en tenir compte et de structurer ces frais en estimations d’expédition sur la base des informations disponibles sur l’envoi. S’ils ne le font pas, ils pourraient subir une perte sur les frais d’expédition ou pourraient être contraints de contacter le client pour apporter des modifications à la commande.