Un grand livre des actifs est un document comptable pour une entreprise qui ne contient que des détails sur les actifs, plutôt qu’un grand livre général qui enregistre tous les aspects financiers de l’entreprise. Pour enregistrer différents types d’actifs, un registre d’actifs contient généralement des sous-comptes. Bien qu’une entreprise n’ait pas besoin de ce grand livre, il facilite la comptabilité d’une entreprise plus grande ou plus complexe. Ce grand livre comporte généralement des écritures qui renforcent la solidité financière de l’entreprise, mais si la valeur d’un actif diminue, cette dépréciation est également enregistrée.
La plupart des entreprises sont tenues d’avoir un grand livre général, qui est fait pour enregistrer toutes les transactions financières au sein de l’entreprise ; cela inclut tout argent entrant ou sortant et le changement de valeurs. Un registre des actifs ne détaille qu’un aspect des transactions financières : les actifs. Ce sont des choses qui aident à donner de l’argent à l’entreprise, qui peuvent être converties en espèces ou qui sont utilisées pour faire le travail. Certains biens communs comprennent la propriété, l’argent, les actions et les obligations, les outils et les meubles.
L’une des raisons d’utiliser un grand livre des actifs au lieu d’utiliser simplement un grand livre général est que les actifs peuvent être mieux gérés. Dans un grand livre, les immobilisations sont saisies comme immobilisations générales, avec peu ou pas de caractéristiques distinctives. Dans le même temps, les actifs en stock et les actifs mobiliers fonctionneront, s’apprécieront et se déprécieront très différemment les uns des autres. Un sous-compte sera généralement créé pour chaque type d’actif dans le grand livre des actifs, ce qui facilite généralement la surveillance et la modification des actifs.
La majorité des entreprises ne sont pas tenues d’utiliser un registre des actifs, et elles ne le peuvent pas si ce registre est considéré comme une perte de temps. Dans le même temps, cela facilite la documentation des actifs dans le grand livre, car la plupart du travail requis pour les actifs peut être pris en charge dans le grand livre des actifs, puis documenté dans le grand livre. Il permet également un regard spécialisé sur les actifs des entreprises et permet à l’actif général de fournir juste un aperçu large ; cela joue sur les points forts des deux grands livres.
Les actifs sont normalement obtenus parce qu’ils donnent plus de pouvoir à l’entreprise ou valent de l’argent, mais la dépréciation, ou la valeur décroissante des actifs, est également enregistrée dans un grand livre des actifs. Bien que cela diminue la valeur des actifs, il en est de même pour des facteurs incontrôlables ou réalistes tels que le vieillissement, le manque d’utilisation ou les mauvais chiffres des stocks. L’amortissement est un phénomène naturel pour les actifs, et l’entreprise doit le reconnaître dans ce grand livre pour avoir un aperçu complet de leur valeur et de leur puissance financière.