Également connu sous le nom de fonds de petite caisse, un fonds d’avances est un type de réserve de trésorerie qui est mis de côté pour gérer les dépenses mineures qui peuvent être engagées au cours des opérations quotidiennes d’une entreprise. En règle générale, le produit de ce fonds est détenu sous forme de monnaie et de pièces de monnaie et est confié à un administrateur de fonds ou à un caissier pour décaissement conformément aux politiques et procédures de l’entreprise. Les entreprises de toutes tailles et de tous types sont susceptibles de disposer d’une sorte de petite caisse ou de caisse d’avance, ce qui permet d’acheter rapidement des fournitures de bureau ou d’autres articles sans avoir à passer par une procédure formelle de commande et d’achat.
La structure d’un fonds d’avances est généralement très simple. Une petite entreprise peut gérer ce type de ressources commerciales en gardant une réserve de devises et de pièces dans un tiroir verrouillé ou un petit coffre-fort sur le site de l’entreprise. La plupart des entreprises auront fixé des limites minimales et maximales pour le montant total d’argent qui peut être conservé dans le fonds à tout moment. La fixation de ces limites implique généralement la prise en compte du type d’achats qui peuvent être effectués à l’aide des ressources du fonds, ainsi que la prise en compte des prix moyens de ces types d’achats.
Comme pour tout type de compte financier, le fonds d’avances sera contrôlé et rapproché périodiquement. Le rapprochement nécessite généralement l’enregistrement des reçus pour tous les achats effectués à l’aide du produit du fonds depuis le dernier rapprochement, l’ajout de tous les dépôts effectués au fonds, puis la comparaison du solde comptable de la caisse d’avances avec le décompte physique de la trésorerie conservée dans la régie d’avance. tiroir à fonds ou coffre-fort. Selon la taille de l’entreprise, ce type de rapprochement peut avoir lieu toutes les semaines ou toutes les deux semaines, mais doit être effectué au moins une fois par mois.
Le maintien d’un fonds d’avances présente plusieurs avantages. Le compte fournit de l’argent qui peut être utilisé pour acheter des articles essentiels sans qu’il soit nécessaire de préparer une demande, d’obtenir un numéro de bon de commande et d’attendre qu’un chèque d’entreprise soit coupé afin de couvrir l’achat. Par exemple, si une petite entreprise a besoin d’une cartouche d’imprimante immédiatement, cet article peut être acheté dans la petite caisse trouvée dans le fonds, la transaction sera enregistrée, puis une demande de remboursement via les canaux d’achat habituels peut être soumise, garantissant que le le fonds reçoit plus d’argent qui peut être utilisé ultérieurement pour un autre achat.