Las empresas necesitan mantener un nivel saludable de ganancias, y establecer protocolos presupuestarios estrictos relacionados con los gastos es parte de ese proceso. En el departamento de compras, el analista de adquisiciones posee esta responsabilidad. ?l o ella actuar? como enlace entre su organizaci?n, el departamento de finanzas de la organizaci?n y los proveedores o posibles proveedores de la compa??a. Responsable de establecer y adherirse a las pautas de adquisiciones, un analista de adquisiciones contribuye a la estrategia financiera general de la organizaci?n. La evaluaci?n de proveedores potenciales y establecidos es parte de este proceso, as? como la negociaci?n de acuerdos y precios para adquirir mercanc?as, servicios o suministros.
Un analista de adquisiciones a menudo completar? Solicitudes de informaci?n (RFI), que en una herramienta de evaluaci?n utilizada para recopilar datos que miden con precisi?n las fortalezas y habilidades de los posibles proveedores, as? como exponer cualquier debilidad que pueda afectar la estrategia financiera organizacional del analista. Adem?s, ?l o ella tambi?n puede preparar Solicitudes de propuesta (RFP), solicitando a los proveedores que presenten ofertas por servicios, mercanc?as o suministros para apoyar los objetivos de la organizaci?n. Al recopilar los datos en las RFI y RFP, ?l o ella analizar? la informaci?n disponible para hacer determinaciones con respecto a los proveedores y, por lo general, decidir? seleccionar uno de los m?s proveedores para el contrato.
La negociaci?n es la siguiente fase del proceso en el que el analista de adquisiciones negociar? con los proveedores elegidos los t?rminos del acuerdo. Este proceso generalmente se enfoca en documentar expectativas claras requeridas por ambas partes, as? como tambi?n en establecer estructuras de precios finales. Adem?s, el analista de adquisiciones a menudo tiene la responsabilidad de redactar y renovar todos los contratos entre su organizaci?n y sus proveedores. Los contratos finales deber?n especificar todas las pautas y estipulaciones articuladas en el acuerdo, incluidos, entre otros, los bienes y servicios adquiridos, la duraci?n del contrato, los plazos previstos para la entrega de bienes o servicios, las expectativas en t?rminos de calidad y cantidades, y claro t?rminos de pago.
Establecer una relaci?n de trabajo con el proveedor es de crucial importancia, y una vez establecido, el analista de adquisiciones utilizar? sus capacidades de an?lisis de datos para comparar los t?rminos y el rendimiento del proveedor con los datos del mercado. Analizar las tendencias actuales del mercado y pronosticar el rendimiento futuro de bienes y servicios en el mercado abierto proporcionar? datos relevantes utilizados para recomendar estrategias de compra que se alineen con los objetivos financieros de la organizaci?n. Por lo tanto, un analista de adquisiciones pasar? una gran cantidad de tiempo traduciendo datos sin procesar en informaci?n que puede usarse para tomar decisiones.