Il est souvent conseillé aux propriétaires d’entreprise et aux particuliers de suivre les exigences standard de conservation des documents à des fins commerciales, fiscales et juridiques. La durée requise dépend du type de document en question. Certaines exigences de conservation des documents commerciaux peuvent être aussi courtes qu’un an ou aussi longues qu’indéfiniment. Aux États-Unis, il existe des exigences de conservation fédérales recommandées ainsi que des exigences de conservation des États, et dans certains cas, celles-ci entrent en conflit. Il existe également des exigences de conservation des documents qui sont spécifiques aux dossiers commerciaux et d’autres qui traitent des dossiers fiscaux.
Les dossiers commerciaux doivent souvent être conservés par le secrétaire d’une société ou le propriétaire d’une petite entreprise pendant une période déterminée par les lois régionales et nationales. La raison en est que les clients et autres peuvent poursuivre l’entreprise, et ces dossiers peuvent être cités à comparaître dans le cadre du processus de découverte dans le cadre d’un procès civil. Il peut également être saisi par le gouvernement en raison d’une procédure pénale contre le propriétaire de l’entreprise ou de l’entreprise. Certains documents commerciaux doivent être conservés indéfiniment conformément aux lois de certaines juridictions, telles que les règlements administratifs et les actes relatifs aux biens immobiliers appartenant à l’entreprise. Des exemples de documents qui peuvent souvent être éliminés après trois ans comprennent les états de rapprochement bancaire, les registres d’inventaire et les demandes d’emploi.
Il existe également des exigences de conservation des documents en ce qui concerne les dossiers fiscaux. Par exemple, l’Internal Revenue Service aux États-Unis recommande que les dossiers fiscaux sur l’emploi soient conservés pendant au moins quatre ans après la date d’échéance de la déclaration de revenus originale. Il est souvent recommandé de conserver indéfiniment les registres des impôts fonciers. D’autres dossiers fiscaux, tels qu’une demande de remboursement d’impôt après le dépôt des impôts, doivent être conservés pendant au moins trois ans ou si la personne doit des impôts après le dépôt de la déclaration de revenus. Les experts fiscaux conseillent souvent aux contribuables de conserver les dossiers pendant sept ans après le dépôt pour s’assurer qu’ils ne seront pas soumis à un contrôle fiscal, qui peut survenir plusieurs années après le dépôt de leurs déclarations de revenus.
La préparation et la planification des poursuites ou la protection en cas de poursuite sont d’autres raisons pour lesquelles les individus respectent les exigences standard de conservation des documents. Il est recommandé que les individus conservent indéfiniment certains documents à des fins légales, y compris les documents d’état civil tels que les certificats de naissance et les papiers d’adoption. Il est souvent recommandé aux locataires de conserver les baux jusqu’à l’expiration du délai de prescription, ce qui signifie que le propriétaire ou le locataire ne peut plus intenter une action en justice sur la base de la location.