La période de conservation d’un document est la période de temps pendant laquelle le document doit être stocké après qu’il ne soit plus utilisé car il peut avoir besoin d’être référencé à un moment donné dans le futur. La période de conservation est un terme le plus souvent associé aux documents comptables et fiscaux, bien que les avocats soient également généralement tenus de conserver les dossiers des clients pendant un certain temps après la fin de la représentation. L’exemple le plus notable d’une période de conservation légale se trouve peut-être dans la loi Sarbanes-Oxley, qui est une législation antifraude promulguée aux États-Unis en 2002, qui exige que les documents liés aux audits soient conservés pendant sept ans. Les périodes de conservation requises varient non seulement d’une industrie à l’autre, mais varient également d’une juridiction à l’autre.
Les raisons d’une période de conservation particulière dépendent des règles de l’industrie en particulier, mais elles visent généralement à garantir la possibilité de référencer les documents à un moment donné dans le futur. La durée mandatée doit couvrir toute la durée pendant laquelle la possibilité de devoir référencer les documents sera nécessaire. Les raisons de référencer les documents peuvent être à des fins de vérification fiscale, à des fins de poursuites ou pour des raisons générales selon lesquelles le document est susceptible d’être référencé sur une certaine période de temps.
Aux États-Unis, par exemple, les documents de revenus personnels, qui comprennent tous les reçus ou autres preuves de déductions effectuées, doivent généralement être conservés pendant trois ans après le dépôt, car c’est généralement la période pendant laquelle la déclaration de revenus personnelle d’une personne peut être vérifiée. Les avocats doivent généralement conserver tous les dossiers clients en bon état pendant six ou sept ans après la fin de la représentation. C’est parce qu’il s’agit du délai de prescription maximal – la durée après un événement pour lequel quelqu’un peut intenter une action en justice découlant de cet événement – pour presque toutes les poursuites possibles. Les documents constitutifs d’une société ont une durée de conservation indéterminée car ils sont nécessaires tant que la société est en activité.
La législature des États-Unis a promulgué la loi Sarbanes-Oxley de 2002 en réponse à plusieurs cas de fraude en valeurs mobilières dans des entreprises qui ont causé un préjudice grave aux investisseurs. Sarbanes-Oxley a institué plusieurs procédures réglementaires à suivre par les entreprises afin de protéger les investisseurs contre la fraude par ceux qui dirigent l’entreprise. L’une des dispositions les plus notables de Sarbanes-Oxley était l’institution d’une période de conservation de sept ans pour tous les documents pertinents aux audits des états financiers.