Eine reibungslose Arbeitsablaufplanung kann die Rentabilität eines Unternehmens steigern und zu einem effizienteren Arbeitsplatz führen. Der erste Tipp für eine optimale Ablaufplanung ist die genaue Definition der Abläufe im Workflow. Teilweise sind diese Prozesse im aktuellen Produktionsschema bereits in Betrieb. In anderen Fällen muss erstmals ein Prozess definiert werden. Die Definition eines Prozesses beinhaltet das Sezieren und Aufzählen jeder Aktion, die mit mechanisierten Mitteln und von Personal durchgeführt wird. Nur durch das Verständnis des Zusammenspiels der beteiligten Aktionen können Effizienzsteigerungen des Prozesses erreicht werden.
In der technischen Bedeutung des Wortes ist ein Prozess eine Abfolge von chronologisch verknüpften Aufgaben, die gemeinsam unternommen werden, um durch die Verarbeitung einer Ressource zu einem Output einen Mehrwert zu schaffen. Diese Ausgabe kann anschließend in einem anderen Prozess usw. verwendet werden, da jeder Schritt dem Endergebnis einen Wert hinzufügt. Ein Beispiel für eine Workflow-Aufgabe könnte ein Mitarbeiter sein, der eine Bestellung überprüft. Ein Prozess würde beispielsweise alle Aufgaben umfassen, die mit dem Einkauf eines Artikels verbunden sind. Ist jeder Prozess richtig definiert, erreicht das gesamte Zusammenspiel der Produktion mit Maschinen und Menschen eine höhere Produktivität.
Die besten Tipps zur Workflow-Planung hängen in gewissem Maße von der Art des geplanten Workflows ab. In vielen Fällen ist es ein wichtiger Tipp, in Dokumentenmanagement-Technologie zu investieren, die die manuelle Handhabung eines Blattes durch das Personal eliminieren oder reduzieren kann. Gleichzeitig werden auch Effizienzgewinne durch die Vermeidung von Zeitaufwand für die Suche nach verlegtem Papierkram erzielt. Das Scannen von Dokumenten zur Eingabe in einen Computer erhöht nicht unbedingt die Effizienz des Arbeitsablaufs, insbesondere wenn diese elektronischen Prozesse die gleichen Ineffizienzen duplizieren, die bei der Handhabung von Papierkopien aufgetreten sind.
Ein weiterer Tipp ist, bei der Installation eines neuen Projektmanagement-Softwaresystems sorgfältig zu planen. Planen Sie ausreichend Schulungszeit für das Personal ein. Einen ganzen Betrieb für eine Woche zu schließen, um das Personal in einer neuen Reihe von Prozessen zu schulen, mag extrem erscheinen. Wenn dies jedoch zu gut ausgebildeten Mitarbeitern führt, die mit dem neuen Workflow-Planungssystem vertraut sind, kann dies eine sinnvolle Investition sein, die sich im Laufe der Zeit amortisiert.
Ein allgemeiner Tipp, der für viele Unternehmensbereiche gilt, nicht nur für die Arbeitsablaufplanung, ist die Investition in eine Unternehmenskultur, die es den Mitarbeitern ermöglicht, sich selbst als wesentliche Bestandteile des Arbeitsablaufprozesses zu sehen. Die Bedeutung der Kommunikation bei der Workflow-Planung ist entscheidend, um eine Verschlechterung eines Prozesses zu vermeiden, da die menschliche Kultur einen enormen Einfluss darauf hat, wie gut die Workflow-Planung in der realen Welt tatsächlich funktioniert. Was in einem Schaltplan optimal erscheint, kann sich aufgrund des menschlichen Faktors am Arbeitsplatz auf unerwartete Weise entwickeln und ändern.