Ein Konferenzgespräch kann etwas schwieriger durchzuführen sein als ein typisches Meeting in einem Konferenzraum; Es gibt keine Interaktionen von Angesicht zu Angesicht, keine visuellen Hinweise zum Lesen und keine andere Möglichkeit als die Spracherkennung zu wissen, wer spricht. Wenn Sie an einer Telefonkonferenz teilnehmen, ist es daher erforderlich, eine angemessene Telefonkonferenz-Etikette zu üben, die alles umfasst, von der Sitzposition bei der Annahme des Anrufs bis zur Ansprache anderer Teilnehmer am Telefonat. Wenn Sie genau auf die richtige Etikette für Konferenzgespräche achten, kann der Anrufer peinliche Fehltritte vermeiden und stattdessen zu einem reibungslosen, effektiven Meeting beitragen.
Der Organisator des Anrufs sollte das Meeting pünktlich und mit Einführungen rundum beginnen. Die Telefonkonferenz-Etikette schreibt vor, dass jeder Teilnehmer des Anrufs erkannt und vorgestellt werden sollte, damit alle Teilnehmer miteinander vertraut sind und sich gegenseitig hören können. Es kann hilfreich sein, eine Besprechungsagenda mit den Namen aller Teilnehmer per E-Mail oder anderweitig an alle Teilnehmer zu verteilen. Das Treffen sollte pünktlich beginnen. Eine Telefonkonferenz soll also genauso professionell ablaufen wie ein persönliches Gespräch und die Organisatoren ebenso gut vorbereitet sein wie persönlich.
Die Einhaltung der Telefonkonferenz-Etikette in Bezug auf Hintergrundgeräusche ist vielleicht der wichtigste Aspekt des Anrufs selbst. Das Telefonieren mit dem Handy sollte vermieden werden, da der Empfang zu Klarheitsproblemen und störenden Hintergrundgeräuschen führen kann. Jeder Anrufer sollte aus einem ruhigen Raum mit wenig oder keiner Ablenkung am Anruf teilnehmen. Wenn Sie den Anruf zu Hause entgegennehmen, sollten Sie sicherstellen, dass er oder sie nicht von Familienmitgliedern, Haustieren oder anderen ablenkenden Interaktionen und Geräuschen unterbrochen wird. Solche Geräusche können alle Teilnehmer ablenken und das Meeting am Fortschreiten hindern. Vermeiden Sie auch unnötige Geräusche wie das Klopfen mit einem Bleistift, das Kauen auf Essen oder das Bewegen in lauten Stühlen.
Da sich niemand in der Telefonkonferenz sehen kann, schreibt die Etikette der Telefonkonferenz vor, dass sich jeder Sprecher vor dem Sprechen identifiziert. Dies vermeidet Verwirrung in der Anrufergruppe und ermöglicht es jedem Teilnehmer, genaue Notizen darüber zu machen, was von wem gesagt wurde. Eine zufällige Stimme, die ohne Identifizierung spricht, kann für andere Sprecher verunsichernd und verwirrend sein, und sich in einer Telefonkonferenz zu identifizieren, ist vergleichbar mit dem Blickkontakt während eines persönlichen Treffens.