Ein papierloses Büro ist eine Arbeitsumgebung, die mit den meisten oder allen Dokumenten in digitaler Form arbeitet, elektronisch gespeichert und leicht zugänglich ist. Es basiert auf der Idee, dass viele der ehemals papierbasierten Funktionen traditioneller Büros digitalisiert wurden. Als Computer in der westlichen Arbeitswelt allgegenwärtig wurden, begannen Meinungsführer, sich einen Arbeitsplatz vorzustellen, an dem die digitale Abwicklung von Geschäften nicht nur den Geschäftsprozess rationalisieren, sondern auch den Bedarf an Papier weitgehend beseitigen würde.
Die Grundidee des papierlosen Büros ist, dass Dokumente in den meisten Fällen und in den meisten Branchen nicht gedruckt werden müssen. Verträge können beispielsweise in einem Büro erstellt, per E-Mail an die Parteien gesendet und elektronisch unterzeichnet werden, wobei jeder Partei eine beglaubigte Kopie des unterzeichneten Dokuments zur Verfügung gestellt wird. Baupläne können online gespeichert und abgerufen und der Baufortschritt digital verfolgt werden. Restaurants können ihre Abläufe rationalisieren und Fehler minimieren, indem sie ihre Lebensmittelbestellsysteme digitalisieren. Die meisten Unternehmen führen zumindest einen Teil ihrer Finanztransaktionen elektronisch durch.
Neben der einfachen Reduzierung des Papieraufkommens am Arbeitsplatz liegt ein wesentlicher Vorteil der Digitalisierung von Dokumenten darin, dass die aktuellste Version sofort für jeden verfügbar ist. Der Zugang zu genauen, aktuellen Informationen ist besonders im Gesundheitswesen von entscheidender Bedeutung, wo Patientenakten traditionell in Papierakten an verschiedenen Orten geführt werden. Das Fehlerpotential ist beträchtlich, wenn man von solchen Dateien abhängt. Manche Patienten tragen ihre relevanten medizinischen Daten jedoch auf einem digitalen Speichergerät mit sich, das bei jedem Arztbesuch aktualisiert wird. Diese Geräte, gespiegelt durch Aufzeichnungen, die in einer zentralen Datenbank geführt werden, tragen wesentlich dazu bei, die Abhängigkeit des medizinischen Personals von Papier und die Anfälligkeit für die damit verbundenen Probleme zu verringern.
Im Vergleich zu digitalisierten Aufzeichnungen hat Papier viele Nachteile. Papierdokumente erfordern einen erheblichen Personalaufwand für die Bearbeitung – das Erstellen von Dokumenten, das anschließende Speichern und Abrufen. Mailing fügt dem Papierhandling eine weitere Schicht Zeit und Geld hinzu. Papierdokumente müssen auch alphabetisch oder nach Erstellungsdatum gespeichert werden, und die einzige Möglichkeit, ein Papierdokument abzurufen, besteht darin, zu wissen, wie es gespeichert wurde. Darüber hinaus sind sich Manager bewusst, dass ein falsch abgelegtes Dokument oft ein verlorenes Dokument ist.
Eines der größten Hindernisse für das papierlose Büro ist der menschliche Faktor – das heißt, die meisten Unternehmen sind traditionell papierorientiert, und es ist schwierig, alte Gewohnheiten zu ändern. Viele elektronische Dokumente werden beispielsweise häufig einfach routinemäßig gedruckt und abgelegt. Darüber hinaus ermöglicht es die zunehmende Komplexität und Leistungsfähigkeit von Druckern und Kopiergeräten, Dokumente in einer Qualität zu drucken, die bisher nur von kommerziellen Druckereien erhältlich war, jedoch zu einem Bruchteil ihrer Kosten. Dies führte zu einem weltweiten Druckrausch; Seit der Einführung des papierlosen Büros bis zum Jahr 2000 hat sich die weltweite Produktion von Papierdokumenten aller Art schätzungsweise verdoppelt. Seitdem hat sich die Produktion jedoch eingependelt und begann anschließend zu sinken.
Die Einführung papierloser Büros könnte wünschenswerte Vorteile für die Umwelt bringen. Die Papierproduktion trägt sowohl zur Entwaldung als auch zur Umweltverschmutzung bei, zusätzlich zur Produktion von Treibhausgasen, die die globale Erwärmung verstärken sollen. Darüber hinaus können die bei der Herstellung von Dokumenten verwendeten Tinten selbst schädliche Bestandteile enthalten, die in ihrer Menge auch eine negative Auswirkung auf die Umwelt haben.
Viele Archive können digitalisiert werden, und Unternehmen, die papierlose Programme implementieren, umfassen das Scannen vorhandener Papierunterlagen als Teil dieser Programme. Viele Unternehmen haben festgestellt, dass sie viele Papierunterlagen aufbewahren, die sie nicht benötigen, z. B. Kopien von Monatsauszügen, die an Kunden gesendet werden. Neben der Reduzierung des Volumens der gespeicherten Papierdokumente konnten Organisationen, die Digitalisierungsprogramme durchlaufen haben, den Speicherplatz anderen Zwecken als der Dokumentenspeicherung zuweisen.