Ein Projektbeteiligter ist eine Partei, die ein finanzielles oder sonstiges Interesse an der Entwicklung und dem Ergebnis eines Projekts hat. Dazu gehören Firmeninhaber, Endbenutzer, Mitglieder des Entwicklungsteams und Investoren. Der Projektmanager muss die Bedürfnisse der verschiedenen Stakeholder ausbalancieren und gleichzeitig die Entwicklung und Produktion kontrollieren, mit dem Ziel, so viele Stakeholder wie möglich zufrieden zu stellen, ohne die Endqualität des Projekts zu beeinträchtigen. Dies kann in manchen Situationen ein heikler Balanceakt sein.
Stakeholder haben oft unterschiedliche Herangehensweisen an ein Projekt. Firmeninhaber wollen ein gewinnbringendes Projekt mit möglichst geringen Entwicklungskosten. Mitglieder des Entwicklungsteams möchten normalerweise das bestmögliche Projekt herausbringen, wobei der Schwerpunkt auf Qualität und Funktionen liegt. Verbraucher und Tester erwarten ein abgeschlossenes Projekt, das ihren Bedürfnissen entspricht und langfristig flexibel einsetzbar ist. Anleger möchten eine Rendite für ihre Anlage erzielen und haben möglicherweise bestimmte Erwartungen bezüglich der Höhe dieser Rendite. Jeder Projektbeteiligte muss bei der Entscheidungsfindung berücksichtigt werden.
Die Projektbeteiligten üben unterschiedlichen Einfluss aus. Investoren und Unternehmensvertreter haben möglicherweise die Befugnis, ein Projekt einzustellen oder den Umfang radikal zu ändern, wenn sie nicht zufrieden sind, während Tester und Verbraucher auf der Ebene der Anforderung von Funktionen und Kommentaren Beiträge einbringen. Ihr Einfluss kann langfristig erheblich sein, da das Feedback von Fokusgruppen und Testern das Design prägt und darüber entscheidet, wer das Projekt am Ende kauft. Mitglieder des Projektteams können bestimmen, wie schnell das Projekt voranschreitet und was in den Entwicklungsphasen passiert.
Jeder Projektbeteiligte kann auch ein gewisses Maß an direkter Beteiligung haben. Die Entwickler sind am stärksten involviert, da sie tagtäglich an dem Projekt arbeiten und die Features mitgestalten. Das Management kann einen Remote-Ansatz verfolgen, der dem Projektmanager ein hohes Maß an Kontrolle ermöglicht, oder die Führungskräfte könnten eng eingebunden werden. Ein Investor, der als Projektbeteiligter agiert, wird oft auf Distanz gehalten, um Konflikte zu reduzieren, kann jedoch regelmäßige Berichte und Rückmeldungen erwarten, z.
Der Grad des persönlichen Interesses kann auch bei jedem Projektbeteiligten variieren. Für Mitglieder des Entwicklungsteams kann ihre Karriere auf dem Spiel stehen, insbesondere bei einem Großprojekt. Investoren können erhebliche oder nur geringe Mittel im Projekt gebunden haben. In einem kleinen Unternehmen können Großprojekte erhebliche Ressourcen verbrauchen und sie zu einem kritischen Teil der Unternehmenstätigkeit machen, während große Unternehmen relativ kleine Projektgruppen haben können, die das Unternehmen mit ihren Aktivitäten nicht machen oder zerstören. Für Endverbraucher kann ein Projekt sehr wichtig sein; Patienten, die zum Beispiel auf künstliche Nieren warten, haben ein hohes Interesse.