Der Begriff Druckbeschaffung wird verwendet, um den Prozess zu beschreiben, der verwendet wird, um Druck- und Druckkosten zu verwalten. Viele große Unternehmen wenden viel Geld und Personalzeit für die Organisation großer Druckaufträge oder die Bereitstellung von Druckdienstleistungen innerhalb der Organisation auf. Aufgabe der Druckbeschaffung ist es, diese Kosten durch die Umsetzung einer Reihe strategischer Beschaffungskonzepte zu steuern.
Das Hauptkonzept der strategischen Beschaffung besteht darin, dass ein Unternehmen durch fortschrittliche Planung und konsolidierte Einkaufsaktivitäten erhebliche Kosteneinsparungen erzielen kann. Neben der eigentlichen Kostensenkung können diese Prozesse zu einem effizienteren Geschäftsbetrieb und damit zu einer höheren Profitabilität führen.
In den meisten großen Organisationen muss jede Abteilung ein Jahresbudget ihrer Ausgaben für das Jahr vorlegen. In der Druckbeschaffung werden die Informationen zu den Druckkosten an den Einkauf weitergegeben. Der Beschaffungsbeauftragte ist dafür verantwortlich, die Informationen zu überprüfen und festzustellen, ob Möglichkeiten für eine strategische Beschaffung bestehen.
Ein häufig verwendetes Beispiel in der Druckbeschaffung ist der Broschürendruck. Viele Unternehmen erlauben es ihren Abteilungen, ihren eigenen Drucker zu finden, einen Preis basierend auf ihrem Volumen auszuhandeln und die gewünschte Broschürenart auszuwählen. In der Druckbeschaffung werden Verträge mit einer Shortlist von Lieferanten, basierend auf dem budgetierten Aktivitätsvolumen für das Jahr, verhandelt und unterzeichnet. Alle Abteilungen profitieren von einem niedrigeren Preis pro Seite sowie der Zeitersparnis für die Mitarbeiter, mehrere Lieferanten zu finden und Angebote einzuholen.
Diese Art des strategischen Einkaufs funktioniert am besten in einer Organisation, die sich der Kostensenkung verschrieben hat. Fragen rund um Liefertermine, die Entscheidung, ob die Teilnahme obligatorisch oder freiwillig ist, und Kundendienstprobleme müssen intern gelöst werden. Sprechen Sie mit Geschäftsanwendern, um ihre genauen Anforderungen zu ermitteln und nach Möglichkeit Gemeinsamkeiten zu finden.
Der Gruppeneinkauf ist der Prozess, bei dem der gesamte Ressourcenbedarf für verschiedene Abteilungen kombiniert und eine Bestellung oder ein Vertrag erstellt wird. Die Abteilungen können sich physisch in verschiedenen Gebäuden mit den Produktanforderungen befinden, solange alle diese Produkte im ursprünglichen Vertrag enthalten sind. Diese Praxis wird immer häufiger in Behörden und Unternehmen des öffentlichen Sektors eingesetzt, in denen die gleiche Art von Artikel für verschiedene Institutionen oder Abteilungen gekauft werden kann.
Verwaltungsgemeinkosten sind die Kosten, die der Organisation für den gesamten Beschaffungs-zu-Zahlungs-Zyklus entstehen. Dazu gehören die Gehälter und Supportkosten für die Beschaffungsmitarbeiter, die Rechnungsbearbeitung, die Scheckproduktion und die Klärung von Lieferantenanfragen. Unternehmen, die die für einen bestimmten Zeitraum erforderliche Gesamtmenge kombinieren, können basierend auf einer bestimmten Bestellmenge niedrigere Preise erzielen. Bei der Abwicklung von Druckbeschaffungsprojekten sind Massenpreise und Verhandlungen sehr wichtig. Preis- und Leistungsverhandlungen werden in der Regel vom Einkaufsleiter oder Senior Buying Agent abgeschlossen.