Eine Aktionärsvollmacht ist ein Formular, das ein Aktionär unterzeichnet, um sein Stimmrecht für eine Aktionärsversammlung zu übertragen, wenn der Aktionär verhindert ist. Normalerweise erstellt die Gesellschaft oder das Unternehmen, das die Versammlung abhält, das Formular, das der Aktionär ausfüllen muss. Sie können Ihr eigenes Formular entweder auf einem leeren Blatt Papier oder auf einem Firmenbriefkopf erstellen, um es an die Aktionäre zu senden.
Beginnen Sie damit, die Überschrift auf dem Papier einzugeben, die so ähnlich lauten kann wie „Aktionärsvertreter“ oder „Allgemeiner Aktionärsvertreter“. Geben Sie nach der Überschrift die Informationen in einem Blockformat ein. Zu den Informationen gehören der Name der Gesellschaft, die die Hauptversammlung ausrichtet, das Datum des Wirksamwerdens der Hauptversammlung und der Name der Person, die Sie bevollmächtigt. In der ersten Zeile steht beispielsweise das Datum des Inkrafttretens, gefolgt vom Ende der Vollmachtsfrist, dem Namen der Gesellschaft, dem Namen des Aktionärs (Sie) und dem Namen der Person, die Sie bevollmächtigen.
Der nächste Absatz einer Aktionärsvollmacht wird in einem Absatzformat ausgeschrieben und ist die Ernennung des Stimmrechtsvertreters. Dies ist der Abschnitt des Vollmachtsformulars, der Ihre Stimmrechte an den Vertreter überträgt, der als Sie auf der Hauptversammlung handelt. Der Absatz kann beispielsweise beginnen mit: „Als Aktionär der XYZ Corporation erteile ich hiermit den oben Genannten als meinen Bevollmächtigten ab dem Datum des Inkrafttretens bis zum oben genannten Kündigungsdatum.“
Der Aktionär muss die Vollmacht vor einem Zeugen unterschreiben, der das Formular notariell beglaubigen kann. Das Formular muss auch datiert werden. Schließlich vervollständigt der Notar den unteren Abschnitt der Aktionärsvollmacht mit Angaben zu Staat und Landkreis, der Zeugenaussage, ihrer Unterschrift und ihrem Notarstempel.
Wenn Ihnen die Gesellschaft mit der Ankündigung der Hauptversammlung kein Aktionärsvollmachtsformular zusendet, können Sie als Aktionär Ihre eigene Vereinbarung eingeben. Sie sollten sich an die Gesellschaft wenden, um die spezifischen Anforderungen zu klären, die erforderlich sind, um Ihre Stimmrechte an Ihren Bevollmächtigten zu übertragen. Die Gesellschaft und der Staat, in dem die Gesellschaft tätig ist, können Regeln und Vorschriften haben, die eingehalten werden müssen, damit die Stimmrechtsvertretung legal wird.
Nachdem Sie die Aktionärsvollmacht erstellt haben, benötigen Sie eine Kopie, die Sie an die Gesellschaft senden. Sie sollten Ihrem Bevollmächtigten auch eine Kopie zum Mitnehmen zur Hauptversammlung mitgeben. Dies stellt sicher, dass sie Sie vertreten, für Sie stimmen und in Ihrer Abwesenheit als Sie fungieren können.