Dank der Fortschritte in der Office-Technologie stehen viele Arten von Geschäftsablagesystemen zur Auswahl, wenn Sie versuchen, wichtige Dateien organisiert und sicher aufzubewahren. Die Archivierung ist eine der gängigsten Methoden, mit denen Unternehmen Aufzeichnungen speichern, wichtige Formulare verfolgen, schnell auf Informationen zugreifen und Daten schützen, die oft über Jahre hinweg verfügbar sein müssen. Welche Arten von Unternehmensablagesystemen man wählt, hängt hauptsächlich vom Format der Dateien ab, wie auf sie zugegriffen werden soll und wie die Speicherkapazitäten des Unternehmens sind.
Die am häufigsten angedachten Geschäftsablagesysteme sind eigenständige Büromöbel wie Aktenschränke und Schubladen. Diese bestehen im Allgemeinen aus Metall oder Holz und enthalten große Schiebeschubladen, die groß genug sind, um viele Hunderte von Ordnern und Papierakten aufzunehmen. Von kleinen Unternehmen bis hin zu großen Firmenbüros gibt es physische Geschäftsarchivsysteme in allen Formen und Größen, um jede Art von Papierdatei aufzunehmen, die sicher gespeichert werden muss.
Andere häufig verwendete Arten von Geschäftsablagesystemen sind elektronische Dateispeichersysteme. Computerbetriebssysteme verfügen über in die Software integrierte elektronische Archivierungsfunktionen, um dies zu einer bequemen Methode zum Schutz von Dateien vieler Größen und Typen zu machen. Dateien können Textdokumente, Grafiken und Bilder, Software oder webbasierte Dateien enthalten. Immer wenn eine neue Datei erstellt oder freigegeben wird, können die Daten sicher in einem virtuellen Dateiordner gespeichert werden, der sich auf einer einzelnen Computerfestplatte befinden, auf einer externen Festplatte herumgetragen oder auf einem virtuellen Laufwerk mit Internetzugriff gespeichert werden kann.
Andere Geschäftsablagesysteme, die häufig Teil der elektronischen Ablage sind, sind Kunden- und Lieferantenverwaltungssysteme. Unternehmen mit einer großen Anzahl von Kunden und Lieferanten verwalten dies, indem sie Kunden- und Lieferanteninformationen in gedruckter oder elektronischer Form in einem speziellen Customer Resource Management (CRM)- oder Vendor Management (VM)-Setup speichern. Auf diese Weise können eine Vielzahl von Dateien nach Kunden oder Anbieter gespeichert werden, um bei Bedarf schnell darauf zugreifen zu können.
Da die Technologie die Prozesse vieler Unternehmen verbessert, umfassen andere Arten von Unternehmensablagesystemen mobile Technologien wie Smartphones und Handheld-Computer. Unterwegs können Führungskräfte mit diesen Geräten große Datendateien erstellen, hochladen und freigeben. Informationen können dann elektronisch per E-Mail oder durch eine Verbindung über das Internet oder direkte Kabel zu Heim- oder Bürocomputern übertragen werden. Dies macht es viel bequemer, Dateien virtuell von überall auf der Welt zu speichern und darauf zuzugreifen.