Der Projektmanagementprozess umfasst die Planung, Durchführung und Kontrolle von Projekten von Anfang, Mitte und Ende. Der Prozess des Projektmanagements beginnt mit der Definition und endet mit dem Abschluss. Während der Ausführungsphase können Anpassungen des ursprünglichen Plans erforderlich sein. Der Fortschritt sollte während der gesamten Projektlaufzeit stets verfolgt werden. Der Projektmanagementprozess lässt sich in fünf Hauptschritte zusammenfassen:
1. Die Definition von Zweck, Ziel und gewünschtem Endergebnis des Projekts sind wichtige Überlegungen zu Beginn des Projektmanagementprozesses. Wenn es sich bei dem Projekt beispielsweise um ein landesweit zu versendendes Direktmailing-Spendenpaket handelt, kann sein Zweck darin bestehen, neue Geschäftskontakte und Spender zu gewinnen. Sein Ziel kann es sein, neue Produkt-Werbeinformationen für die Zielgruppe bereitzustellen. Das gewünschte Ergebnis kann sein, die vorherigen Ergebnisraten ähnlicher Pakete zu übertreffen.
2. Die Einschränkungen des Projekts in Bezug auf Budget und Ressourcen sollten frühzeitig im Prozess gelöst werden, um zu vermeiden, Zeit mit der Planung und Ausführung von etwas zu verschwenden, das nicht abgeschlossen werden kann. Bei dem oben beschriebenen Direct-Mail-Projekt sollte der Texter beispielsweise Richtlinien in seinem kreativen Briefing erhalten. Andernfalls kann er oder sie Ideen einbringen, die im Rahmen des Budgets nicht abgeschlossen werden können.
3. Die Zusammenstellung eines Teams und die Zuweisung von Projektaufgaben mit Fertigstellungsterminen ist ein wesentlicher Bestandteil eines Prozessmanagementsystems. Während eine Person für das Projekt verantwortlich und verantwortlich sein kann, sind in der Regel viele Mitarbeiter erforderlich, um an verschiedenen Teilen des Projekts zu arbeiten. In Unternehmen können an einem Arbeitsprojekt viele verschiedene Abteilungen beteiligt sein. Projektmanager müssen oft mit vielen verschiedenen Abteilungsleitern zusammenarbeiten, um Projekte abzuschließen.
4. Fertigstellungstermine für Aufgaben sind vom Projektleiter zu prüfen und nachzuverfolgen. Während dieses Teils des Projektmanagementprozesses muss der Manager alle erforderlichen Anpassungen an seinem ursprünglichen Plan vornehmen. Der Projektleiter muss sicherstellen, dass alles termingerecht abgeschlossen wird. Das Projekt muss auf jeden Fall in seiner oder ihrer Kontrolle sein. Die Kontrolle des Projektergebnisses erfordert in der Regel ausgezeichnete organisatorische und kommunikative Fähigkeiten.
5. Der Abschluss des Projektmanagementprozesses ist die letzte Stufe. Alle losen Enden müssen gebunden werden; Es müssen Unterlagen eingereicht und die entsprechenden Zahlungen an Auftragnehmer geleistet werden. Der Erfolg oder Misserfolg des Projekts sollte analysiert werden. Es sollten Notizen zu allen Änderungen gemacht werden, die dazu beitragen würden, dass ähnliche zukünftige Projekte reibungsloser ablaufen.