Jede Organisation, die Waren oder Dienstleistungen kauft, hat Standardbeschaffungsverfahren, die Methoden, mit denen sie diese Dinge beschaffen. Diese Verfahren decken alle Aspekte des Beschaffungszyklus ab, einschließlich der Auswahl des Lieferanten, der Vertragsverhandlungen, der Auftragserteilung und der Zahlung. Alle Unternehmen verfügen über Beschaffungsverfahren, die zur Kontrolle der Ausgabenaktivitäten, zur Sicherstellung angemessener Genehmigungen und zur Reduzierung des Risikos einer Überzahlung verwendet werden. Beschaffungs- oder Einkaufsaktivitäten umfassen alle Ausgabenaktivitäten mit Ausnahme der Gehaltsabrechnung und machen oft mehr als 50 Prozent aller Ausgaben aus.
Die wichtigste Triebkraft für die Entwicklung von Vergabeverfahren ist die Kontrolle aller Ausgaben. Die tatsächlich verwendeten Verfahren können geringfügig abweichen, sind jedoch ähnlich. Ein angemessener Genehmigungsprozess beinhaltet in der Regel eine Aufgabentrennung und die Einbeziehung von Führungskräften für Transaktionen, die mehr als einen bestimmten Preis kosten. Ein weiteres Standardverfahren für die Beschaffung besteht darin, den Zugriff auf die Bestellformulare einzuschränken und eine unterschriebene Autorisierung von einem anderen Manager als der Person, die die Ware verwendet, zu verlangen. Durch diese Trennung von Warenempfänger und Freigabe soll sichergestellt werden, dass ein leitender Mitarbeiter die Bestellung kennt und bestätigen kann, dass die Materialien benötigt und bestimmungsgemäß verwendet werden.
Ein weiteres übliches Beschaffungsverfahren besteht darin, eine kurze Liste von vorab genehmigten Lieferanten für bestimmte Waren zu erstellen. Anbieter werden der Liste durch ein Gebotsverfahren hinzugefügt, das auf einer geplanten Basis durchgeführt wird. Dieser Prozess soll transparent sein und dem Unternehmen die Möglichkeit bieten, Preisnachlässe zu erhalten, Qualitätsstandards zu erfüllen und die Liefertermintreue zu gewährleisten.
Die Risiken für ein Unternehmen ohne ordnungsgemäße Beschaffungsverfahren sind Mehrausgaben, die Nichterzielung eines guten Wertes und Einkaufsbetrug. Viele Leute, die keine Buchhaltungs- oder Beschaffungsschulung haben, ärgern sich über die Schritte, die mit einer Einkaufsanfrage verbunden sind. Diese Prozesse sind jedoch darauf ausgelegt, Zeit und Geld zu sparen.
Andere gängige Beschaffungsverfahren beinhalten die Festlegung von Wertschwellen, die unterschiedliche Beschaffungsaktivitäten auslösen. Einkäufe, die mehr als einen bestimmten Betrag kosten, erfordern beispielsweise, dass eine Bestellung von zwei Managementebenen genehmigt wird. Eine Bestellung zu einem viel höheren Preis kann die Erstellung eines Angebots erfordern.
In einigen Fällen müssen Unternehmen möglicherweise ihre Einkaufsverträge verteidigen. Wenn ein Anbieter, der am Bieterverfahren teilgenommen hat, der Ansicht ist, dass ihm keine faire Gelegenheit zum Wettbewerb geboten wurde, kann eine Klage eingereicht werden. Das Vertragsrecht ist eine Quelle zahlreicher juristischer Aktivitäten, und Firmen mit starken Vergabeverfahren sind am besten in der Lage, ihre Geschäftsentscheidungen zu verteidigen.