Angebotsschreiben sind Begleitschreiben, die Geschäftsvorschlägen beigefügt werden, um die Menschen mit der Art des Angebots und dem Unternehmen, das den Vorschlag macht, bekannt zu machen. Wie andere Arten von Anschreiben sollen auch Angebotsschreiben den Leser schnell mit den notwendigen Informationen vertraut machen und ihn gleichzeitig davon überzeugen, dass der Verfasser des Schreibens die beste Wahl für die Stelle ist. In einigen Fällen muss ein Vorschlagsschreiben einem bestimmten Format und Stil folgen, während es in anderen Fällen freier sein kann.
Ein typisches Vorschlagsschreiben enthält eine kurze Diskussion des Problems, auf das sich der Vorschlag beziehen soll, und eine Übersicht über die wichtigsten Informationen im Vorschlag. Angebotsschreiben enthalten in der Regel Zeit- und Kostenschätzungen sowie eine kurze Erläuterung, wie das Angebot funktionieren wird. Das Vorschlagsschreiben kann auch die Erfahrung, Qualifikationen und Zertifizierungen der Person oder des Unternehmens enthalten, die den Vorschlag unterbreitet, und es kann auch die Firmengeschichte und Hintergrundinformationen enthalten. Das Dokument hat durchweg einen überzeugenden Ton, der den Leser ermutigen soll, die beigefügten Vorschlagsmaterialien zu lesen.
Es gibt eine Reihe von Kontexten, in denen ein Bewerbungsschreiben verfasst werden kann. Wenn ein Unternehmen oder eine Agentur einen Request for Proposal (RFP) veröffentlicht, schreiben die Personen, die auf die RFP antworten, in der Regel Angebotsschreiben mit ihren Einreichungen. Ein RFP enthält in der Regel Vorschlagsrichtlinien, die den Teilnehmern eine gute Vorstellung davon geben, was in einem Vorschlagsschreiben enthalten sein sollte, von den Qualifikationen des Autors bis hin zu einer Schätzung der damit verbundenen Kosten. Nachschlagewerke, die Informationen über Geschäftskorrespondenz enthalten, enthalten oft mehrere Mustervorschläge, damit sich die Leser mit der Angebotserstellung vertraut machen können, bevor sie ein Angebot formell verfassen müssen.
Einige Angebotsschreiben sind unaufgefordert. Unternehmen können Angebote nutzen, um ihre Produkte an potenzielle Neukunden zu verkaufen, da die Kommunikation per Post kostengünstig und sehr kostengünstig sein kann. Beispielsweise kann ein Hersteller von Bürosoftware eine Massenmail an zahlreiche Büros senden und zumindest ein gewisses Interesse von Unternehmen erwarten, die mit Bestellungen oder Anfragen nach weiteren Informationen antworten werden. Das unaufgeforderte Vorschlagsschreiben ist in der Regel allgemeiner gehalten, damit es an zahlreiche Personen gesendet werden kann.
Es kann schwierig sein, eine Angebotsvorlage zu erstellen, die verwendet werden kann, um auf eine Angebotsanfrage zu antworten, da jede Anfrage und jedes Angebot sehr unterschiedlich sein können. In der Regel ist viel Recherchearbeit erforderlich, um den Vorschlag zusammenzustellen, und die Sprache muss speziell auf den Leser zugeschnitten sein. Es kann jedoch hilfreich sein, eine grundlegende Gliederung zusammenzustellen, die beim Schreiben von Vorschlägen verwendet wird, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Aspekte eines Vorschlags vollständig abgedeckt sind. Unternehmen sollten auch Kopien von alten Vorschlägen und Vorschlagsschreiben aufbewahren und Notizen über die erfolgreichen machen, damit sie bei der Entwicklung zukünftiger Vorschläge verwendet werden können.