Ein Kassenbon-Journal ist ein spezieller Datensatz, der in der Buchhaltung verwendet wird, normalerweise von Einzelhändlern. Es geht darum, die Details der Verkäufe in einer bestimmten Weise zu erfassen. Das Kasseneingangsjournal sammelt wiederum die relevanten Informationen auf eine Weise, die es einfacher macht, sie aggregiert auf traditionelle doppelte Konten zu übertragen.
Die meisten Firmenkonten werden nach der doppelten Buchführung erstellt. Dies umgeht das Konzept, dass jede Transaktion ein Tausch ist und somit das Gesamtvermögen eines Unternehmens in zweierlei Hinsicht beeinflusst. Wenn beispielsweise ein Einzelhändler ein Buch verkauft, erhöht sich sein Kassenbestand um den Kaufpreis, während der Wert seines Gesamtbestands sinkt.
Um dem Rechnung zu tragen, wird jede Transaktion in den Konten in zwei separaten Spalten aufgeführt. Ein Element der Transaktion wird als Lastschrift und das andere als Gutschrift aufgeführt. Dies hat auch eine administrative Funktion, da die Summen für die Soll- und Habenspalten über einen beliebigen Zeitraum identisch sein sollen. Wenn sie nicht übereinstimmen, ist die übliche Erklärung, dass eine Auflistung oder ein mathematischer Fehler gemacht wurde. Eine regelmäßige Überprüfung auf diese Weise kann Fehler auffangen und leichter auffinden, als wenn sie bis zum Ende einer vollständigen Abrechnungsperiode belassen würden.
Der Hauptnachteil der doppelten Buchführung besteht darin, dass die tägliche Durchführung zu kompliziert sein kann, insbesondere in Einrichtungen, in denen ein spezialisierter Buchhalter vorhanden ist, der nicht für den eigentlichen Einzelhandelsbereich zur Verfügung steht. Dies kann bei einem kleinen Unternehmen der Fall sein, bei dem der Inhaber einen externen Buchhalter einsetzt, oder bei einem großen Unternehmen, bei dem ein Buchhalter von einer Zentrale eines Unternehmens mit mehreren Einzelhandelsgeschäften aus arbeitet.
Die Lösung für dieses Problem ist eine Reihe von Dokumenten, die als Ersteintragungsbücher oder Originaleintragungsbücher bekannt sind. Dabei handelt es sich um Dokumente, mit denen erstmals Finanzdaten einfach erfasst werden können, beispielsweise von einem Filialleiter am Ende eines jeden Tages ab Kassenbon. Beispiele sind Bücher über Bankgeschäfte und Käufe bei Lieferanten.
Eines dieser erstklassigen Bücher ist das Kassenbuch. Dies umfasst jeden Verkaufsvorgang, der auf Barbasis erfolgt. Bargeld bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Zahlung sofort und nicht auf Kredit erfolgt; es kann Zahlungen in physischen Münzen, Debit- oder Kreditkarten und Schecks abdecken. Neben der Auflistung der Details jeder Transaktion werden im Kasseneingangsjournal auch Details wie Rabatte aufgeführt, die einem Kunden gegenüber dem Standardverkaufspreis gewährt wurden. Dies kann wichtig sein, da Unternehmen ihre bestehenden Aktien häufig auf der Grundlage des erwarteten endgültigen Verkaufspreises bewerten und diese Bewertung davon ausgeht, dass der volle Verkaufspreis erhalten wird.