Im Rahmen eines Geschäftsjahresabschlussprozesses müssen Unternehmen mit physischen Vermögenswerten in der Regel eine Bestandsaufnahme der Vermögenswerte durchführen. Der Zweck einer Anlageninventur besteht darin, den Standort aller in der Jahresrechnung aufgeführten Anlagen physisch zu zählen und zu dokumentieren. Dieser Prozess gilt als Teil der Vorbereitungen, die jedes Jahr zum Jahresende erforderlich sind, und wird in der Regel drei bis vier Wochen vor dem eigentlichen Jahresende angesetzt.
Es gibt vier Elemente, die normalerweise in einem Anlageninventar vorkommen müssen: Überprüfung der Anlagenliste aus Finanzunterlagen, physische Inspektion jedes Vermögenswerts, Feststellung, ob sich die Bewertung ändern muss, und Hinzufügen neuer Vermögenswerte. Dieser Prozess kann je nach Anzahl der Assets und ihrer relativen Position einfach oder komplex sein. Es ist wichtig zu beachten, dass diese Bestandsaufnahme von internen Mitarbeitern oder von Dritten durchgeführt werden kann. Der wichtigste Teil dieser Bestandsaufnahme besteht darin, sicherzustellen, dass jeder Artikel physisch inspiziert wird.
Ein erster Schritt bei einer Anlageninventur ist die Überprüfung der Liste der Vermögenswerte, die im Jahresabschluss des Vorjahres enthalten waren. Alle Gegenstände, die im Laufe des Jahres entsorgt oder demontiert wurden, sollten aus der Liste gestrichen werden. Eine Kopie der Anweisung und Bewertung des Artikels in dieser Phase sollte der Akte hinzugefügt werden.
Der nächste Schritt besteht darin, die Assets nach physischen Standorten zu organisieren, um eine Inspektion vorzubereiten. Zur Vorbereitung sollte eine Inventarliste erstellt werden. Jeder Artikel sollte eine eindeutige Nummer und eine Methode erhalten, um anzuzeigen, dass der Artikel in das Inventar aufgenommen wurde. Einige Firmen verwenden Aufkleber, während andere ein System zum Scannen von Strichcodes verwenden, um die Aufzeichnungen zu aktualisieren.
Bei der Inventarisierung müssen normalerweise zwei Artikel überprüft werden: das Vorhandensein des Artikels am angegebenen Standort und der Zustand des Artikels. Wenn der Artikel beispielsweise kaputt oder in einem schlechten Zustand ist, sollte er in der Inventarliste angegeben werden. Dies kann zu einer niedrigeren Bewertung des Artikels führen.
Alle neuen Vermögenswerte, die im Laufe des Jahres gekauft oder erworben wurden, müssen der Inventarliste hinzugefügt werden. Zu berücksichtigende Details sind die Klassifizierung, die Beschreibung, der Standort und die Bewertung des Vermögenswertes. Gekaufte, aber noch nicht im Haus befindliche Gegenstände können von der Anlagenliste ausgeschlossen werden, sofern ihr Wert nicht in die Anlagenbewertung im Jahresabschluss eingeht.