Kassenbuchhaltung und Periodenrechnung sind zwei ähnliche Methoden, um genaue Buchführungsunterlagen zu führen. Obwohl die beiden Ansätze viele Aspekte gemeinsam haben, gibt es zwei wesentliche Unterschiede, die die einzelnen Methoden voneinander unterscheiden. Der Unterschied zwischen Cash Accounting und Accrual Accounting besteht im Wesentlichen darin, wie Belastungen und Gutschriften im Buchführungsprozess verwendet werden.
Um den Unterschied zu verstehen, ist es zunächst notwendig, jede Art von Abrechnungsprozess zu definieren. Die Cash Accounting, auch Cash Basis Accounting genannt, ermöglicht die Erfassung von Erträgen zum Zeitpunkt des tatsächlichen Eingangs. Dies bedeutet, dass in Rechnung gestellte Erträge erst dann als Vermögenswert gezählt werden, wenn die Zahlung der Rechnung tatsächlich erfolgt ist. Die gleiche Vorgehensweise wird bei Belastungen angewendet, indem anfallende Aufwendungen erst gebucht werden, wenn sie bezahlt sind.
Im Gegensatz dazu erfasst die periodengerechte Rechnungslegung Erträge zum Zeitpunkt ihrer Erzielung. Wenn Waren oder Dienstleistungen in Rechnung gestellt werden, werden die Rechnungen gebucht und als Vermögenswerte gezählt. Sie bleiben in diesem Zustand, bis der Nennwert der Rechnung aus irgendeinem Grund gutgeschrieben wird. Ebenso werden alle Auslagen zum Zeitpunkt ihres Anfalls oder Erhalts einer Rechnung für diese Auslagen gebucht und bleiben offen, bis die Auslagen bezahlt sind.
Die meisten mittleren und großen Unternehmen verlassen sich heute eher auf die Rückstellungsmethode als auf die Kassenbuchhaltung. Auf diese Weise kann ein Unternehmen auf einen Blick feststellen, wie viel Bargeld vorhanden ist, wie viele offene Rechnungen derzeit ausstehen und welche laufenden Ausgaben zur Zahlung anstehen. Gleichzeitig tendieren viele Menschen dazu, einen Kassenansatz für das Haushaltsbudget zu wählen, indem sie Einkommen buchen, wenn sie eingehen, und Zahlungen für Ausgaben buchen, wenn sie tatsächlich ausgesendet werden.
Kleine Unternehmen verwenden manchmal immer noch den Ansatz der Kassenbuchhaltung, was die Angelegenheit erschweren kann, wenn ein kleines Unternehmen von einem anderen Unternehmen angesprochen wird, das zum Verkauf oder zur Fusion mit einem anderen Unternehmen angeboten wird. Aus diesem Grund ist es immer eine gute Idee, nicht davon auszugehen, dass die eine oder andere Methode verwendet wird. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, die verwendete Methode zu überprüfen, werden viele Verwirrung und Missverständnisse später beseitigt.