Ein Fertigungsunternehmen muss während des Produktionsprozesses drei Hauptkomponenten verfolgen: Material, Arbeit und Gemeinkosten. Kostenbuchhalter verwenden verschiedene Buchhaltungsbücher – Journale oder Hauptbücher –, um die mit jeder Produktionsaktivität verbundenen Kosten zu verfolgen. Ein Material-Ledger enthält alle Transaktionen, die sich auf den Einkauf und die Verwendung von Materialien zur Herstellung von Waren beziehen. Jede Verwendung oder Bewegung von Materialien hat einen Eintrag in diesem Ledger, unabhängig davon, ob das Unternehmen ein Lohn- oder Prozesskostensystem verwendet. Ein Material-Ledger ist für ein produzierendes Unternehmen von großer Bedeutung.
Ein Material-Ledger kann mehrere Nebenbücher oder Journale haben. Dies ermöglicht einen vertieften Ansatz bei der Erfassung und Berichterstattung von Finanzzahlen der Produktionsaktivitäten. Einige gängige Nebenbücher können Kreditorenkonten, unterschiedliche Journale für die in der Produktion verwendeten Materialien und ähnliche Buchhaltungsbücher sein. Das Hauptbuch enthält nur die aggregierten Informationen für verschiedene Transaktionen, was das Buch bei der Überprüfung von Zahlen prägnanter macht. Die Kostenbuchhalter sind für die Pflege aller Haupt- und Nebenbücher in diesem Buchhaltungsprozess verantwortlich.
Direktmaterialien sind die einzigen Artikel oder Transaktionen, die in einem Material-Ledger erfasst werden. Artikel haben die Klassifizierung von Direktmaterialien, wenn die Ressource für die Herstellung eines Produkts unbedingt erforderlich ist. Stahl-Widgets benötigen beispielsweise Stahl als Hauptproduktionsmaterial. Alle Käufe oder Verwendungen von Stahl aus dem Materialbestand des Unternehmens werden im Materialbuch dargestellt. Auch hier können Nebenbücher erforderlich sein, wenn ein Unternehmen mehrere Arten von direkten Materialien benötigt, um eine Ware herzustellen.
Mehrere Hauptbücher und Finanzkonten bilden das Kostenrechnungssystem eines Unternehmens. Zusammen mit einem direkten Material-Ledger können Buchhalter Ledger verwenden, um die direkte Arbeit für die Herstellung von Gütern und die Gemeinkosten zu erfassen – indirekte Kosten, die nicht auf ein einzelnes Gut zurückführbar sind. Alle diese Einzelkonten fließen in das WIP-Konto im Kostenrechnungssystem ein. Das WIP-Konto zeigt die Kosten jeder Ressource an, die derzeit zur Herstellung von Waren verwendet wird. Daher wird ein Eintrag in mindestens zwei Ledgern, wie zB dem Material-Ledger und dem WIP-Ledger, vertreten sein.
Der Zweck von Ledgern besteht darin, die Materialkosten bei der Herstellung von Waren im Auge zu behalten. Alle Chargen oder Verarbeitungen von Waren verursachen einige Arten von Kosten. Kostenrechner benötigen diese Informationen, um die Produktionskosten allen Waren im Herstellungsprozess zuzuordnen. Auf diese Weise kann ein Unternehmen beurteilen, wie effizient es Materialien zur Herstellung von Artikeln einsetzt.