Ein Pro-Forma-Cashflow ist eine Aussage, die die Rate vorhersagt, mit der Geld in die und aus einem Unternehmen in der Zukunft fließen wird. Dies kann dem Management des Unternehmens einen Einblick geben, ob es voraussichtlich vorübergehende Vorkehrungen treffen muss, wie z. B. Kredite, um einen Liquiditätsengpass zu decken. Es kann auch einige grundlegende Probleme mit dem Betrieb des Unternehmens aufdecken, die dauerhaft behoben werden müssen.
Pro forma ist eine lateinische Phrase, die als „formal“ übersetzt wird und in verschiedenen Kontexten in der Finanzwelt verwendet wird. Es kann sich beispielsweise auf eine Reihe von Konten beziehen, die zusätzliche Details enthalten, die über die nach den Gesetzen zur Unternehmensbuchhaltung erforderlichen Angaben hinausgehen. Er bezieht sich in diesem Fall darauf, dass der Jahresabschluss im Voraus erstellt wird und somit eher eine Prognose als eine Aufzeichnung ist, wenn auch eine Prognose auf der Grundlage vorhandener Nachweise.
Wenn man sich die Zukunft eines Unternehmens ansieht, ist es zu einfach, sich nur zu überlegen, wie viel das Unternehmen ausgeben wird und wie viel es zu verdienen erwartet. Der Zeitpunkt der Zahlungen kann ebenso wichtig sein. Ein Pro-Forma-Cashflow hilft bei der Identifizierung von Problemen, die auftreten können, wenn ein profitables Unternehmen knapp wird, weil Zahlungen und Einnahmen einen anderen Zeitplan haben.
Ein Pro-Forma-Cashflow beginnt mit dem vorhandenen Kassenbestand des Unternehmens. Anschließend werden die Einnahmequellen und die voraussichtlichen Zahlungstermine aufgeführt. Liefert ein Unternehmen beispielsweise Waren auf Kredit, kann es Anfang Februar wissen, dass es im Laufe des Monats einen bestimmten Betrag erhält, der den Umsatz ab Januar deckt.
Die Aufstellung befasst sich dann mit den anstehenden Ausgaben. Ein Teil davon wird ein fester, regelmäßiger Betrag sein, wie zum Beispiel Personalkosten. Andere Ausgaben sind bekannt, aber nur zu bestimmten Zeiten zahlbar, wie z. B. Steuern. Hinzu kommen variable Kosten wie der Einkauf von Lagerbeständen oder Materialien. Bei variablen Zahlungsterminen ist es in der Regel am sichersten, davon auszugehen, dass das Unternehmen die Lieferanten so schnell wie möglich bezahlt, aber erst zum letztmöglichen Zeitpunkt die Zahlung von den Kunden erhält.
Wie genau eine Pro-Forma-Kapitalflussrechnung ist, hängt vom jeweiligen Zeitrahmen ab. Eine Prognose für die nächsten 30 Tage könnte als äußerst zuverlässig angesehen werden, da die in diesem Zeitraum zu leistenden und zu empfangenden Zahlungen bereits bekannt sind. Dies bedeutet, dass die Prognose äußerst genau ist, es sei denn, es gibt unvorhergesehene Probleme, wie z. B. ein Kunde, der sein Geschäft aufgibt, bevor er seine Rechnungen bezahlt. Eine Prognose für die nächsten 12 Monate kann weniger zuverlässig sein, da sie Schätzungen der zukünftigen Verkäufe enthält. Dies macht die Prognose nicht wertlos: Auch wenn der Gesamtumsatz unvorhersehbar ist, kann ein Geschäftsinhaber saisonale Schwankungen sehr gut einschätzen.