Ein Treuhänder ist ein Vertrauensmann. In der Treuhandbuchhaltung ist eine Vertrauensperson verpflichtet, bei der Verwaltung eines Trusts oder als Testamentsvollstrecker des Nachlasses einer verstorbenen Person detaillierte Finanzunterlagen zu führen. Der Treuhänder kann auch das Vermögen eines minderjährigen Kindes bis zur Volljährigkeit verwalten. Die Aufzeichnungen können im Rahmen eines Gerichtsverfahrens beim Gericht eingereicht werden, und es ist wichtig, dass sie korrekt sind.
Ein Trust besteht aus dem Kapital, das der ursprüngliche Betrag der Barmittel oder anderen Vermögenswerte ist, die darin platziert sind, und dem Einkommen. Allfällige Kapitalgewinne werden dem Kapital hinzugefügt, während entstandene Aufwendungen und Kapitalverluste von diesem Betrag abgezogen werden. Alle Schulden des Trusts werden ebenfalls vom Prinzipal abgezogen.
Die treuhänderische Buchführung listet den Auftraggeber sowie alle Einnahmen des Trusts oder des Nachlasses auf. Die Erträge können in Form von Zinsen oder Dividenden aus Anlagen erfolgen. Die Einkünfte werden in der Rechnungslegung gesondert aufgeführt, da die Begünstigten für jede Einkunftsart je nach den Bedingungen des Trusts oder dem Willen der Person unterschiedlich sein können.
Wurden Teile des Vermögens des Trusts oder des Nachlasses vom Verwalter oder Testamentsvollstrecker veräußert, muss die treuhänderische Buchführung den „Buchwert“ der Immobilie sowie den Verkaufspreis ausweisen. Der Gewinn oder Verlust wird in den Aufzeichnungen vermerkt. Diese Zahl kann zur Berechnung von Kapitalgewinnen oder Kapitalverlusten verwendet werden.
Alle Einkünfte des Trusts oder des Nachlasses werden in der Reihenfolge, nach Datum und Art der Quittung aufgelistet. Diese Methode, die Aufzeichnungen anzuzeigen, erleichtert es jedem, der die treuhänderischen Buchhaltungsauszüge überprüft, um festzustellen, ob Auszüge fehlen. Zu diesem Zweck würden Mieteinnahmen, Zinszahlungen oder erhaltene Dividenden verwendet.
Alle Zahlungen aus dem Trust oder dem Nachlass werden in den Treuhandkontoauszügen aufgeführt. Dazu können Kosten gehören, die bei der Verwaltung des Trusts oder der Nachlassregelung anfallen. Bei einem Trust werden die an die Begünstigten ausgezahlten Einkünfte aufgelistet und die Dokumente enden mit dem Restsaldo.
Nach Erstellung der treuhänderischen Buchführungserklärungen werden interessierten Parteien und in einigen Fällen auch dem Gericht Kopien zur Verfügung gestellt. Den Empfängern der Erklärungen wird die Möglichkeit eingeräumt, gegen jeden der darin enthaltenen Elemente Widerspruch einzulegen. Wird kein Einspruch erhoben, kann der Treuhänder den Treuhanderlös sowie das den Nachlass bildende Geld und Vermögen verteilen.