Eine Inkassofrist ist die Zeitspanne, die Kunden eines Unternehmens benötigen, um Rechnungen für erbrachte Waren und Dienstleistungen zu erhalten, die Zahlung für diese Rechnungen zu planen und diese Zahlung schließlich dem Anbieter zu übermitteln. Normalerweise beginnt die Inkassofrist mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung und endet mit dem Datum, an dem die Zahlung für diese Rechnung gebucht wird. Unternehmen überwachen sowohl die Debitoreneinzugsfrist für jeden einzelnen Kunden als auch periodisch eine Momentaufnahme der durchschnittlichen Frist in Bezug auf den gesamten Kundenstamm. Auf diese Weise kann festgestellt werden, wann der Zeitraum in irgendeiner Weise verlängert wird, und ermöglicht dem Unternehmen, geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um den Zeitraum auf einen günstigeren Durchschnitt zu verkürzen.
Die Grundformel zur Berechnung jeglicher Art von Inkassofristen für einen gesamten Kundenstamm beginnt mit der Ermittlung der durchschnittlichen Zahl der Schuldner, die für den betrachteten Zeitraum relevant sind. Dies geschieht durch die Ermittlung der Anzahl der aktiven Debitoren am ersten Tag der Periode sowie der aktiven Debitoren am letzten Tag der Periode. Diese beiden Zahlen werden addiert und dann durch zwei geteilt, um den erforderlichen Durchschnitt zu erhalten.
Nachdem die durchschnittliche Zahl der Schuldner für den Zeitraum ermittelt wurde, wird die Dauer des betrachteten Zeitraums ermittelt. Je nach Berechnungsgrund kann die Dauer ein ganzes Kalenderjahr, ein Quartal oder sogar eine Woche betragen. Das Endergebnis ergibt sich aus der Multiplikation der durchschnittlichen Zahl der Schuldner mit der Dauer, ausgedrückt in der Anzahl der Tage, die der Zeitraum umfasst. In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, die Inkassofrist des Schuldners mit 12 Monaten statt 365 Tagen zu berechnen, je nachdem, wie die resultierenden Daten bei der Analyse der Fälligkeit von Rechnungen in der Debitorenbuchhaltung verwendet werden. Diese Zahl wird dann durch die Gesamtzahl der während des betrachteten Zeitraums erzielten Verkäufe dividiert, um die durchschnittliche Zahlungsfrist für den Schuldner für diesen bestimmten Zeitraum zu ermitteln.
Im Idealfall ist das Ziel eine kürzere als längere Frist für die Schuldnerbeitreibung zu erreichen. Wenn die Berechnung beispielsweise ergibt, dass die durchschnittliche Inkassofrist 60 Tage oder weniger beträgt, ist dies ein Hinweis auf einen gesunden Forderungsumsatz, der wahrscheinlich einen angemessenen Cashflow liefert. Auf der anderen Seite, wenn die durchschnittliche Sammelfrist eher 90 Tage beträgt, sollten sich Firmeninhaber und Manager die aktuellen Richtlinien und Verfahren genau ansehen und bestimmte Kunden identifizieren, die möglicherweise erheblich zu der längeren Dauer beitragen. potenzielle Probleme mit dem Cashflow verursachen.