Um ein Kündigungsschreiben zu verfassen, sollten Sie in der Regel damit beginnen, alle erforderlichen Dokumente zu haben, die Sie referenzieren oder einschließen müssen, und Kopien dieser Dokumente anfertigen, die Sie senden müssen. Sie sollten dann Ihren Brief beginnen, indem Sie die Kontaktinformationen des Adressaten, wie das Büro des Internal Revenue Service (IRS), das Sie kontaktieren, sowie Ihren eigenen Namen und Ihre Kontaktinformationen angeben. Das Schreiben sollte eine klare und prägnante Angabe der Ihnen in Rechnung gestellten Gebühren enthalten, die Sie erlassen möchten, und der Grund, warum Sie der Meinung sind, dass Sie diese Gebühren nicht zahlen müssen. Ihr Minderungsschreiben sollte darauf hinweisen, dass Sie nicht aus Böswilligkeit oder Böswilligkeit gehandelt haben und dass Sie das Problem in angemessener Weise beilegen möchten.
Ein Entlastungsschreiben ist ein Schreiben an eine Agentur oder ein Unternehmen, oft an den IRS, in dem Versuch, Strafgebühren oder andere Ausgaben zu erlassen, die Ihnen die Organisation in Rechnung stellt. Sie sollten Ihrem Brief eine Reihe von Dokumenten beifügen, stellen Sie also sicher, dass Sie alle erforderlichen Dokumente beim Schreiben haben, und machen Sie Kopien dieser Dokumente, die Sie mit Ihrem Brief senden. Senden Sie Ihrem Kündigungsschreiben keine Originaldokumente, da diese auf dem Postweg verloren gehen können. Sie sollten eine Kopie oder Referenz des erhaltenen Schreibens beifügen, aus dem hervorgeht, was Sie schulden, einschließlich einer Fallnummer, falls zutreffend, und alle Unterlagen, die Sie benötigen, um den Grund für die Kürzung zu untermauern.
Ihr Kündigungsschreiben sollte mit den Kontaktdaten des Unternehmens oder der Niederlassung beginnen, mit dem Sie Kontakt aufnehmen, gefolgt von Ihren eigenen Kontaktdaten. Wenn Sie den Namen einer Person im Unternehmen kennen, z. B. die Person, die Sie kontaktiert hat, oder einen IRS-Agenten, sollten Sie Ihr Kündigungsschreiben an diese Person richten, andernfalls können Sie „An wen es betrifft“ verwenden. Sie sollten dann deutlich angeben, dass Sie eine Ermäßigung des Ihnen in Rechnung gestellten Betrags beantragen, und das Datum des Schreibens, das Ihnen zugesandt wurde, sowie Ihre Fall- oder Kontonummer, falls vorhanden, angeben. Der Grund, warum Sie eine Minderung beantragen, sollte dann klar angegeben werden und ein legitimer Grund sein, wie beispielsweise eine Naturkatastrophe, eine schwere Krankheit oder ein Todesfall in der Familie.
Sie sollten Unterlagen beifügen, die den Grund, den Sie in Ihrem Entlastungsschreiben angeben, belegen, z. Wenn möglich, sollten Sie versuchen, eine Teilzahlung oder einen Ratenzahlungsantrag beizufügen, um den Betrag zurückzuzahlen, der die Strafgebühr verursacht hat, die Sie erlassen möchten. Dies ist eine Geste in gutem Glauben, die nicht unbedingt erforderlich ist, aber die Wahrscheinlichkeit erhöhen kann, dass Ihre Ermäßigung akzeptiert wird. Sie sollten bedenken, dass ein Minderungsschreiben ein rechtsgültiges Dokument sein kann und dass eine vorsätzliche Täuschung in einem solchen Schreiben ein Grund für Betrug oder Anklage wegen Meineids sein kann.