Eines der ersten Dinge, die Sie verstehen müssen, ist, dass nicht erfasste Verbindlichkeiten nicht unbedingt etwas sind, das entsteht, weil eine Einzelperson oder ein Unternehmen es versäumt hat, bei der Verwaltung von Finanzangelegenheiten gebührende Sorgfalt zu walten. Tatsächlich ist es für jedes Unternehmen normal, einen gewissen Teil dieser Verbindlichkeiten zu tragen. Da es sich bei einer nicht erfassten Verbindlichkeit lediglich um einen Verbindlichkeitsposten handelt, der derzeit nicht im Abschluss erscheint, kann es sich um einen Faktor handeln, der bis zu diesem Zeitpunkt einfach nicht berichtspflichtig geworden ist.
Beispielsweise bieten viele Unternehmen ihren Mitarbeitern Urlaubsregelungen an. Häufig haben Mitarbeiter die Möglichkeit, ungenutzte Urlaubszeiten von einem Jahr auf das nächste zu übertragen. Dies kann dazu führen, dass dem Arbeitnehmer zum Zeitpunkt der Entscheidung, in den Ruhestand zu treten, eine ziemlich beträchtliche Entschädigungssumme geschuldet wird. Ungenutzte Urlaubszeit wird in vielen Unternehmensabschlüssen nicht routinemäßig als Einzelposten angezeigt. Da die Urlaubszeit nicht in Anspruch genommen wurde, gibt es keine wirkliche Möglichkeit der Abrechnung, bis die Zahlung für die Zeit tatsächlich erfolgt ist. Diese ungenutzte aufgelaufene Urlaubszeit ist ein hervorragendes Beispiel für nicht erfasste Verbindlichkeiten, die zu einem späteren Zeitpunkt erfasst werden können.
Ein weiteres Szenario wären Änderungen in bundesstaatlichen und bundesstaatlichen Gesetzen, die sich auf die Beziehung zwischen einem Anbieter und dem Unternehmen auswirken könnten. Eine Änderung der Telekommunikationsgesetze ermöglicht es Ihren Ferngesprächs- und Konferenzanbietern beispielsweise, rückwirkend eine neue Servicegebühr zum ersten des laufenden Geschäftsjahres zu berechnen. Sicherlich war dies zuvor kein bekannter Faktor und konnte nicht als erfasste Verbindlichkeit behandelt werden. Stattdessen würde sie als nicht erfasste Verbindlichkeit klassifiziert, die das Unternehmen rechtzeitig zahlen müsste.
Das gleiche gilt für ein Haushaltsbudget. Das Budget kann einen bestimmten festen Prozentsatz für Hypotheken und Kreditkartenzinsen vorsehen. Wenn etwas passiert, um diese Zinssätze zu erhöhen, führt dies zu nicht erfassten Verbindlichkeiten für den Heimbetrieb. Das heißt, etwas, das nicht im Haushaltsbudget vorgesehen war und keinen Platz in der Haushaltsbilanz hat, wird als nicht erfasste Verbindlichkeit behandelt, bis die neuen Ausgaben im Haushaltsbetrieb berücksichtigt werden.
Die sachkundige Finanzprüfung strebt an, die Höhe der nicht erfassten Verbindlichkeiten innerhalb eines angemessenen Rahmens zu halten, hauptsächlich Posten, die entweder unvorhergesehen sind oder nicht in den Abschluss aufgenommen werden sollen, bis sie in einer bestehenden Klassifizierung berücksichtigt werden können. Sie sollten niemals als Sammelbegriff für Probleme gesehen werden, die aufgrund einer schlechten Planung oder Verwaltung von Ressourcen entstehen.