Ein Lagerbuch ist ein Dokument oder eine Sammlung von Unterlagen, die von einem Unternehmen verwendet werden, um Produkte basierend auf Menge und Wert zu verfolgen. Auf diese Weise kann ein Unternehmen oft beurteilen, wie Materialien und Waren in das Unternehmen gelangen, wie gut sie aufgrund von Verkäufen abziehen und eventuell auftretende Verluste abschätzen. Eine gängige Art von Bestandsbuch ist unbefristet, während einige Unternehmen es vorziehen, ein periodisches Hauptbuch zu verwenden. Diese beiden gängigen Arten von Inventar-Ledgern variieren je nach Häufigkeit der Aktualisierungen.
Es gibt eine Reihe von verschiedenen Formen, die ein Inventarbuch annehmen kann, obwohl es traditionell ein Buch mit vielen Seiten ist. Jede dieser Seiten hat ein Layout, das normalerweise mehrere Spalten enthält, die verwendet werden können, um verschiedene Informationen wie Menge, Wert und Beschreibungen von Artikeln zu notieren. Ein Unternehmen verfügt normalerweise über ein Inventarbuch mit separaten Seiten für bestimmte Arten von Artikeln, z. B. einzelne Konten. Moderne Technologie hat es Unternehmen erleichtert, solche Hauptbücher zu führen, und viele Unternehmen verwenden Computersoftware, um digitale Aufzeichnungen über Inventar und Waren für die Produktion oder den Verkauf zu führen.
Eine der gebräuchlichsten Arten von Bestandsbüchern wird als „unbefristet“ bezeichnet und wird ständig aktualisiert. Unternehmen, die diese Art von Ledger verwenden, verfügen in der Regel über ein automatisiertes System, das die Übertragung von Produkten aufgrund von Verkäufen oder eingehenden Bestellungen verfolgt. Dies bedeutet, dass beim Verkauf von Waren das Bestandsbuch sofort aktualisiert wird, um diese Übertragung widerzuspiegeln, und wenn neue Materialien in das Unternehmen eintreten, werden sie dem Ledger hinzugefügt. Obwohl solche Methoden nicht für jedes Unternehmen praktikabel sind, können sie es einem Unternehmen ermöglichen, seinen Bestand schnell zu verfolgen und Materialbestellungen nach Bedarf anzupassen.
Die andere gängige Form des Bestandsbuchs heißt „periodisch“ und wird regelmäßig aktualisiert, jedoch nicht sofort bei Bestandsänderungen. Dies erfordert in der Regel eine physische Zählung von Produkten und Waren in einem Unternehmen, die dann verwendet wird, um die internen Zahlen bezüglich der verfügbaren Materialien anzupassen. Solche Zählungen werden normalerweise nach einem festgelegten Zeitplan durchgeführt, der von einer jährlichen vollständigen Bestandszählung bis hin zu wöchentlichen Bewertungen für Artikel mit hohem Risiko reichen kann. Ein solches Ledger, das für regelmäßige Zählungen verwendet wird, wird normalerweise weniger häufig aktualisiert als ein unbefristetes, aber die Änderungen können dramatischer sein, je nachdem, wie Produkte im Laufe der Zeit verkauft oder eingehen.