Ein Journal und ein Hauptbuch sind zwei Arten von Büchern, die routinemäßig im Buchhaltungsprozess verwendet werden. Jedes dieser Bücher wird als Schlüssel zur sogenannten doppelten Buchführung angesehen und dient bestimmten Zwecken im Gesamtprozess der Führung korrekter Finanzaufzeichnungen. Obwohl viele der in diesen beiden Büchern gebuchten Transaktionen gleich sind, gibt es wesentliche Unterschiede im Zweck und in der Funktion jedes dieser Rechnungsbücher.
Einer der grundlegendsten Unterschiede zwischen Journal und Ledger besteht darin, wann sie im Buchhaltungsprozess verwendet werden. Das Journal dient als Buchhaltungsbuch, in dem eine Transaktion zuerst in das Buchhaltungssystem eingegeben wird, wobei die Transaktion oft als Originalbuchung bezeichnet wird. Später im Prozess wird dieselbe Transaktion als Eintrag in das Hauptbuch gebucht, wo dieser Eintrag zu Auswertungs- und Analysezwecken im Verhältnis zu anderen Einträgen positioniert wird.
Ein weiterer wichtiger Unterschied zwischen Journal und Ledger ist die Reihenfolge der Einträge in den Datensätzen. Journale sind immer in chronologischer Reihenfolge angeordnet, sodass Sie leicht erkennen können, welche Transaktionen einem bestimmten Geschäftstag, einer bestimmten Woche oder einem anderen Abrechnungszeitraum zugeordnet sind. Im Gegensatz dazu hat die Anordnung von Buchungen innerhalb eines Ledgers mehr damit zu tun, dass ähnliche Transaktionen zu bestimmten Konten zusammengefasst werden, um die Daten für interne Finanz- und Buchhaltungszwecke zu bewerten.
Die unterschiedlichen Zwecke von Journal und Ledger bedeuten auch, dass jedes Buch anders strukturiert ist. Ein Journal enthält häufig eine kurze Beschreibung der Transaktion, einschließlich eines Datums, und die Platzierung des Transaktionsbetrags in einer Soll- oder Haben-Spalte. Es wird nicht versucht, die in einem Journal erfassten Transaktionen auszugleichen. Buchungen auf Konten im Ledger müssen dagegen immer ausgeglichen sein.
Es gibt einige Meinungsverschiedenheiten bezüglich der Verwendung sowohl des Journals als auch des Ledgers. Eine Denkweise besagt, dass durch die Führung beider Buchhaltungsbücher die Möglichkeit erhöht wird, Buchungsfehler zu erkennen, ein Faktor, der sehr praktisch sein kann, wenn Konten im Hauptbuch nicht bilanziert werden. Darüber hinaus wird die Zeitschrift aufgrund des unkomplizierten Verfahrens zur chronologischen Erfassung von Transaktionen häufig leichter als Beweismittel vor Gericht akzeptiert. Ein anderer Ansatz besagt, dass das Führen eines Journals optional ist, während das Führen eines Ledgers entscheidend für die Verfolgung der Finanztransaktionen des Unternehmens ist, einschließlich im Hinblick auf die Anordnung von Konten, damit Steuern genau berechnet und bezahlt werden können.