Um Lohnabrechnungsbetrug zu erkennen, müssen die Gehaltsabrechnungen häufig auf Anzeichen dafür überprüft werden, dass gekündigte Mitarbeiter noch Schecks erhalten oder dass Geistermitarbeiter, also Mitarbeiter, die nicht wirklich existieren, Teil der Gehaltsabrechnungen sind. Sie können auch stornierte Schecks überprüfen, um festzustellen, ob sie alle auf aktuelle Mitarbeiter ausgestellt und von der Person eingelöst wurden, deren Name auf der Vorderseite des Schecks steht. Ebenso können Sie nach Anzeichen dafür suchen, dass ein Mitarbeiter für eine verdächtige Anzahl von Stunden Lohn erhält. Doppelte Schecks, Postanschriften und Mitarbeiter-ID-Nummern sind manchmal auch Anzeichen für Gehaltsabrechnungsbetrug.
Eine der einfachsten Möglichkeiten, diese Art von Betrug zu erkennen, besteht darin, die Gehaltsdaten eines Unternehmens regelmäßig zu überprüfen. Manchmal überprüfen Geschäftsinhaber und Manager die Gehaltsabrechnungen nicht so oft, wie sie sollten. Wenn beispielsweise eine Person oder Gruppe über einen langen Zeitraum für die Gehaltsabrechnung zuständig war, haben Sie möglicherweise das Gefühl, dass Sie weniger Lohndatensätze überprüfen müssen. Diese Denkweise kann jedoch dazu führen, dass Lohnabrechnungsbetrug über einen langen Zeitraum unentdeckt bleibt. Im Wesentlichen geht es hier darum, dass, wenn Sie nicht nach Betrug suchen, Sie ihn nicht finden können.
Um Lohnabrechnungsbetrug zu erkennen, können Sie zunächst das Lohnbuch Ihres Unternehmens überprüfen. Dies ist unabhängig davon möglich, ob Lohninformationen in einem Buch oder in einem Computerprogramm geführt werden. Sie sollten nach doppelten Informationen für Namen, Steueridentifikationsnummern, Postanschriften und Mitarbeiternummern sowie nach aktiven Aufzeichnungen für gekündigte oder entlassene Mitarbeiter suchen. Wenn Sie außerdem feststellen, dass einige Mitarbeiter mit einer ungewöhnlich hohen Anzahl von Stunden oder Stunden für Tage aufgeführt sind, an denen Ihr Unternehmen geschlossen ist, kann dies ein Zeichen dafür sein, dass Lohnabrechnungsbetrug vorliegt.
Sie können Lohnabrechnungsbetrug auch erkennen, indem Sie die stornierten Schecks Ihres Unternehmens überprüfen. Sie können beispielsweise ein Problem haben, wenn der Name auf einem Gehaltsscheck nicht mit der Unterschrift der Person übereinstimmt, die ihn bestätigt hat. In manchen Fällen kann dies jedoch völlig harmlos sein, etwa wenn ein Mitarbeiter seinen Namen mit seinen Initialen und nicht mit seinem vollen Namen unterschreibt. In anderen Fällen kann dies jedoch ein Zeichen für Gehaltsabrechnungsbetrug sein.
Manchmal kann es hilfreich sein, den Lohnabrechnungsprozess von Anfang bis Ende zu beobachten, um Lohnabrechnungsbetrug zu erkennen. In einem solchen Fall können Sie Fehler bemerken, die frühzeitig im Prozess eingegeben werden oder feststellen, dass Stunden und Zahlungen nicht richtig berechnet wurden. Andernfalls stellen Sie möglicherweise fest, dass einige Mitarbeiter ohne die richtigen ID- oder ID-Nummern erscheinen, um Schecks abzuholen. Wenn Betrug auftritt, stellen Sie möglicherweise sogar fest, dass einige Mitarbeiter mehr als einen Scheck einziehen. Möglicherweise stellen Sie auch fest, dass nicht beanspruchte Schecks nicht mit legitimen Mitarbeitern übereinstimmen.