Uno specialista dei crediti emette fatture, mantiene relazioni contabili e supervisiona altri aspetti della raccolta dei conti e del loro mantenimento. I datori di lavoro possono aspettarsi che i candidati a posizioni aperte abbiano una laurea in contabilità e licenze per esercitare in una determinata regione. Anche l’esperienza nei crediti è preziosa, insieme alle conoscenze specifiche del settore; qualcuno che lavora per un editore, ad esempio, dovrebbe avere familiarità con le convenzioni dell’industria editoriale.
Le specifiche del lavoro possono dipendere dal datore di lavoro. Uno specialista della contabilità clienti può collaborare con il reparto vendite per elaborare gli ordini, spedirli e inviare fatture ai clienti. Quando arrivano i pagamenti, lo specialista li elabora e aggiorna le informazioni dell’account per indicare che il cliente è aggiornato con i pagamenti e in regola. In caso di un conto scaduto, lo specialista della contabilità clienti può contattare il cliente per riscuotere il pagamento, rinviando il pagamento agli incassi se è impossibile risolvere il problema.
Anche gli estratti conto fanno parte del lavoro. Ciò include la preparazione di rapporti giornalieri su quanto denaro è stato raccolto e il numero di fatture in sospeso, insieme a informazioni trimestrali e annuali. Anche la previsione può essere una responsabilità, assicurando che all’azienda vengano fornite informazioni tempestive su quanto il reparto crediti si aspetta di coinvolgere. Il coordinamento con i contabili in altri dipartimenti può aiutare uno specialista in contabilità a fornire all’azienda le informazioni necessarie per fare affari solidi decisioni.
La tenuta dei registri è anche una delle responsabilità di uno specialista dei crediti. Le informazioni sensibili come i numeri di carta di credito e i dettagli di contatto specifici per i fornitori devono essere archiviati in una posizione appropriata, con accesso limitato a coloro che ne hanno effettivamente bisogno. Lo specialista della contabilità può utilizzare protezioni all’interno di software di contabilità come password per limitare l’accesso. Inoltre, è possibile utilizzare armadi di archiviazione bloccati, distruggidocumenti e altre misure fisiche per evitare perdite di dati riservati o sensibili.
In una società più grande, uno specialista dei crediti può supervisionare altro personale. Ciò può includere impiegati e ragionieri incaricati di singoli progetti come l’aggiornamento dei registri e la gestione di tipi specifici di account. È necessario fornire tutoraggio e formazione adeguata per far sì che questi membri del personale abbiano familiarità con le politiche e le procedure aziendali. Lo specialista può anche fornire rapporti sulle prestazioni per i supervisori nell’ambito di valutazioni periodiche del lavoro. Inoltre, un capo contabile può supervisionare lo specialista, aspettandosi rapporti e riunioni regolari per fornire informazioni sullo stato del dipartimento e su eventuali problemi in corso che devono essere affrontati.