I professionisti della contabilità sono parte integrante dei dipartimenti finanziari e contabili di un’azienda. L’individuo nel ruolo di specialista contabile avrà la responsabilità di elaborare i crediti e i debiti. L’individuo può anche gestire il conto di contabilità generale, inserire fatture nel sistema di pagamento, registrare pagamenti nei conti dei clienti ed elaborare pagamenti ai fornitori.
Sebbene i processi di un reparto contabilità o finanziario possano variare, un elemento che è generalmente coerente è la necessità del dipartimento di elaborare, ricevere e gestire i pagamenti. I professionisti della contabilità sono al centro della gestione finanziaria di un’azienda. Man mano che arrivano i pagamenti per prodotti e servizi, lo specialista della contabilità applicherà tali pagamenti sul conto appropriato. Nelle piccole aziende e imprese, la persona nel ruolo può anche completare depositi bancari come parte delle responsabilità dei crediti.
Analogamente ai crediti verso clienti, i debiti verso clienti devono essere correttamente elaborati e applicati. Le somme che vengono pagate vengono in genere detratte dai conti operativi o finanziari dell’azienda. Lo specialista della contabilità può anche applicare e riconciliare i pagamenti all’interno del conto di contabilità generale di una società. È importante che i soldi ricevuti e pagati siano accuratamente registrati e segnalati. I flussi di cassa del conto di contabilità generale di un’azienda vengono utilizzati per aggiornare e creare i conti economici e i bilanci della società.
Lo specialista della contabilità dovrebbe essere competente nell’elaborazione delle fatture. I pagamenti da e verso i fornitori vengono registrati in base al sistema di gestione dei pagamenti utilizzato e al protocollo stabilito dall’azienda. Lo specialista della contabilità avrà il compito di applicare i pagamenti ai conti dei fornitori e garantire l’elaborazione e la registrazione degli assegni liquidati. I fornitori pagati su base ricorrente spesso richiedono la creazione di un ordine di acquisto. Lo specialista in contabilità può impostare e gestire i pagamenti degli ordini di acquisto a fornitori in corso e altri fornitori di servizi.
Le voci del diario vengono utilizzate per registrare le transazioni contabili. Lo specialista della contabilità avrà la responsabilità di eseguire le registrazioni prima nota per le attività di contabilità fornitori. È una pratica commerciale comune riconciliare le voci alla fine di ogni mese e alla chiusura dell’anno fiscale. Le voci che lo specialista della contabilità inserisce nella contabilità generale devono essere precise in modo che la riconciliazione rifletta accuratamente la cronologia dei pagamenti dell’azienda e i saldi dei conti.
Per lavorare come specialista in contabilità, un candidato dovrebbe avere un diploma di scuola superiore o equivalente. Lui o lei dovrebbe anche avere esperienza di lavoro in un dipartimento di contabilità; questa esperienza dovrebbe includere l’elaborazione dei pagamenti, i crediti, la contabilità e la riconciliazione dei pagamenti. Sono necessarie anche competenze informatiche poiché gran parte del lavoro svolto da uno specialista della contabilità viene realizzato utilizzando un software di contabilità computerizzata.