Dati di origine è un termine utilizzato per descrivere l’origine delle informazioni utilizzate per creare dati elettronici. I dati di questo tipo vengono generalmente creati in due modi. Un approccio consiste nell’eseguire la scansione di documenti cartacei e creare file elettronici di tali copie cartacee. Un approccio diverso consiste nel leggere le informazioni sulla copia cartacea e inserire i dati in un formato elettronico con l’uso di una tastiera e un qualche tipo di software di elaborazione dati. Ciò consente di archiviare i dati di origine mentre i dati elettronici associati possono essere utilizzati quando e come desiderato, senza la necessità di recuperare costantemente il documento di origine originale.
La scansione dei dati di origine è un approccio comune per preservare preziosi record cartacei che potrebbero essere a rischio di deterioramento. Il processo di scansione rende effettivamente possibile creare un’immagine elettronica del documento originale. Ciò è particolarmente utile con dati di origine come documenti storici come contratti commerciali, rapporti di censimento, atti e altri tipi di documenti. Facendo uso delle copie elettroniche, è possibile fare riferimento e utilizzare le informazioni contenute nei documenti senza sottoporre gli originali a ulteriore usura.
Ci sono alcuni esempi di scanner che fanno molto di più che creare semplicemente un’immagine elettronica dei dati di origine. Un esempio è uno scanner programmato per elaborare le informazioni trovate su un biglietto da visita. Invece di creare un facsimile elettronico della carta, lo scanner legge effettivamente le informazioni e le collega a campi specificati come nome, indirizzo, numeri di telefono e fax e indirizzi e-mail. Le informazioni ottenute dai dati di origine vengono quindi depositate in un database compatibile con il software dello scanner, risparmiando molto tempo nell’inserimento dei dati e nella creazione di mailing list.
Spesso, i dati di origine forniscono le informazioni utilizzate in varie attività di immissione dati. In questa applicazione, non si tenta di utilizzare il software di scansione per creare immagini o estrarre dati dall’origine. Invece, gli individui leggono i dati di origine trovati su documenti cartacei e digitano le informazioni in un qualche tipo di database. Ciò crea l’archiviazione su computer dei dati supportati dai dati di origine cartacei e offre il vantaggio di poter modificare o condividere le informazioni elettroniche con altri, senza la necessità di condividere il documento di origine. Le informazioni possono anche essere combinate in tutto o in parte con dati provenienti da fonti aggiuntive, se necessario, consentendo al documento di origine di rimanere intatto e preservato nella sua forma originale.