Gestione degli approvvigionamenti è un termine che viene utilizzato per descrivere i processi utilizzati da molte aziende per acquisire, inventariare e distribuire gli articoli utilizzati nelle operazioni in corso dell’attività. Il processo di gestione delle forniture riguarda le materie prime utilizzate nella produzione, nonché le forniture per ufficio, i componenti per la riparazione delle macchine e tutti gli altri elementi che vengono utilizzati internamente per la funzione continua dell’azienda. Uno degli obiettivi principali di un’efficace gestione della catena di approvvigionamento è di bilanciare la necessità di disporre di articoli a portata di mano quando richiesto con il mantenimento di un inventario più piccolo, consentendo all’azienda di trasportare meno spese generali.
Per molte aziende, il processo di gestione delle forniture inizia con un dipartimento o un gruppo centrale di acquisti. Questo gruppo coordina attivamente l’acquisto di materie prime, pezzi di ricambio e materiali di consumo e persino articoli come carta per copie, matite e cartucce per stampanti. Un gruppo di acquisti cercherà di trovare fornitori efficienti in termini di costi e stabilire relazioni che consentano all’azienda di acquistare articoli in base alle necessità o secondo un programma prestabilito che può essere modificato se necessario. Il gruppo quindi coordina la consegna degli articoli in modo che arrivino alle strutture dell’impianto poco prima che siano necessari.
Per molte persone impegnate nella gestione delle forniture, un concetto consolidato che regola l’intero processo è noto semplicemente come utilizzo. L’utilizzo si riferisce al numero di unità di un determinato articolo che vengono abitualmente utilizzate in un determinato intervallo di tempo, ad esempio un mese di calendario. Determinare l’utilizzo medio è utile per il gestore delle forniture, in quanto consente di proiettare quando la fornitura corrente sarà esaurita e sarà necessario ordinare più unità per la consegna poco prima che siano necessarie.
Coordinando gli acquisti con l’utilizzo, il processo di gestione delle forniture realizza due cose. Innanzitutto, il processo consente di progettare e mantenere un budget praticabile, garantendo che siano sempre presenti i materiali e gli altri elementi necessari per mantenere funzionale l’azienda. In secondo luogo, un’efficace gestione degli approvvigionamenti semplifica anche la pratica del controllo responsabile delle scorte, mantenendo il numero di unità disponibili per un determinato articolo entro un certo livello e minimizzando così l’onere fiscale che le aziende pagano su materie prime, merci in lavorazione e prodotti finiti.
In passato, il processo di gestione delle forniture si basava fortemente su un processo di registrazione manuale che monitorava l’ordinazione, la ricezione e l’erogazione di ogni articolo acquisito per uso aziendale. Come parte di questi registri manuali, il calcolo dell’utilizzo in base alle date di emissione ai diversi dipartimenti all’interno dell’azienda era essenziale. Oggi, il software di gestione delle forniture gestisce automaticamente molti dei calcoli quando le entrate e le erogazioni vengono registrate nel database. Ciò consente ai gestori delle forniture di eseguire rapidamente report che indicano quali articoli devono essere riordinati nella settimana successiva e quante unità di ciascun articolo devono essere ordinate.
Alcuni dei più robusti programmi software di gestione degli approvvigionamenti sono persino in grado di creare moduli di approvazione degli ordini interni elettronici e cartacei, come le richieste che vengono inoltrate a un ufficio acquisti centrale e assegnate un numero di fattura da referenziare sull’ordine reale. Software di questo tipo possono spesso creare moduli di evasione degli ordini e distribuire copie ai dipartimenti autorizzati una volta che i materiali sono stati effettivamente ricevuti nel sito in cui verranno utilizzati.