Una squadra di negoziazione è un gruppo di individui che si riuniscono allo scopo di rappresentare un’entità specifica durante una negoziazione con una seconda parte. Ad esempio, il team può rappresentare un’attività commerciale in trattativa con un sindacato sulle tariffe di retribuzione e benefici per i dipendenti. Squadre di questo tipo vengono spesso create durante la fusione in corso di due società, rendendo il processo di pettinatura delle risorse più fluido e ordinato. Le squadre di negoziazione sono talvolta riunite come parte del processo di divisione dei beni durante il processo di divorzio.
Con qualsiasi team di negoziazione, è necessario stabilire un qualche tipo di struttura interna, se il team deve funzionare correttamente. Un individuo dovrebbe fungere da facilitatore, garantendo così che la squadra rimanga in linea con l’obiettivo di considerare tutti i fattori rilevanti per la negoziazione. Qualcuno nella squadra deve ricoprire il ruolo di relatore o presentatore, articolando l’attuale posizione della squadra dalla parte avversaria. Un team di negoziazione adeguato ha anche bisogno di qualcuno che controlli ogni tipo di ricerca e preparazione dei documenti necessari per discutere e, in definitiva, portare a termine la negoziazione.
Un team di negoziazione efficace creerà una serie di obiettivi prima di avvicinarsi al tavolo delle trattative. Tali obiettivi dovrebbero essere abbastanza specifici da mantenere la squadra focalizzata sul compito da svolgere, ma abbastanza flessibile da essere adattato se l’opposizione produce prove che cambiano le ipotesi su cui si basano quegli obiettivi. Avere una visione chiara di ciò che la negoziazione dovrebbe portare a termine aiuta a impedire al processo di aggirarsi in questioni secondarie che sono meglio risolte in un contesto diverso.
Anche la dinamica tra i membri del team è cruciale. Idealmente, ciascun membro del team dovrebbe supportare gli obiettivi dichiarati e fornire contributi specifici allo sforzo per raggiungere tali obiettivi. Allo stesso tempo, ogni membro del team dovrebbe conoscere bene la posizione dell’altra parte del problema e avere almeno una comprensione parziale di ciò che vogliono realizzare con la negoziazione.
Far parte di una squadra di negoziazione non è un compito facile. Non è insolito che i membri del team non siano d’accordo su vari punti durante la negoziazione. Ciò può creare tensione e impedire che i negoziati procedano a un ritmo produttivo. Inoltre, le squadre che non sono ben organizzate hanno molte più probabilità di essere in qualche modo caotiche e meno che competenti nel comunicare con l’opposizione. Per questo motivo, tutti gli individui selezionati per il team di negoziazione devono essere in grado di lavorare con persone che sono in grado di mantenere la calma, cercare di comprendere diversi punti di vista ed essere disposti a lavorare con gli altri in modo da mantenere il gruppo in attività.