Uno dei principi fondamentali della gestione di un’impresa è disporre di un mezzo per tenere il passo con i soldi dovuti dai clienti e per mantenere un registro accurato dei soldi ricevuti dai clienti che devono essere applicati agli importi che devono attualmente. Il denaro dovuto è noto come credito. La maggior parte delle aziende ha un dipartimento dedicato a quest’area ed è responsabile della creazione e dell’invio delle fatture, della ricezione e dell’elaborazione dei pagamenti e del monitoraggio sia del denaro disponibile sia di quello che è ancora dovuto.
Lo scopo fondamentale della contabilità è garantire che qualsiasi entità funzionante abbia un quadro conciso di ciò che sta accadendo finanziariamente in un dato momento. Un reparto crediti contribuisce alla precisione in parte fatturando ai clienti servizi o beni resi. In genere, è questo dipartimento che tiene il passo con le informazioni di fatturazione e le esigenze di fatturazione personalizzate del cliente.
Un cliente di grandi dimensioni, ad esempio, può ricevere uno sconto percentuale sui beni o servizi mensili che acquista, in base al volume di affari condotto con l’azienda. Il personale addetto alla contabilità dovrebbe mantenere tali informazioni di sconto come parte del profilo di fatturazione del cliente, assicurando che tutte le fatture a quel cliente riflettano lo sconto adeguato. Spesso, questo dipartimento ha una grande quantità di input sull’aspetto della fattura, quali informazioni sono incluse e come sono organizzate.
Oltre a creare e distribuire fatture ai clienti, questo dipartimento è spesso responsabile della ricezione dei pagamenti su tali fatture e della corretta applicazione del denaro. Mentre alcuni dipartimenti tendono a registrare un pagamento a un cliente e ad applicarlo alla fattura in sospeso più vecchia, è più comune che un pagamento venga applicato a una fattura specifica, anche se non è la fattura in sospeso più vecchia per quel cliente. Ciò consente ai membri del personale di identificare l’invecchiamento delle fatture più vecchie e di collaborare con il cliente per risolvere eventuali problemi che potrebbero impedire il pagamento di fatture più vecchie dei termini di pagamento standard.
La contabilità clienti inoltre lavora a stretto contatto con il braccio dei debiti del processo contabile. Proprio come ci si aspetta che i clienti paghino per beni e servizi resi, così la società dovrebbe pagare le fatture in sospeso ai propri fornitori in modo tempestivo. È importante che le informazioni sull’ammontare delle entrate utilizzabili siano disponibili prima che vengano effettuati i pagamenti. Con tali dati disponibili, il reparto contabilità fornitori è in grado di pianificare ed effettuare pagamenti per conto dell’azienda.