La gestione delle informazioni sui prodotti è un processo attraverso il quale tutte le informazioni relative a un prodotto vengono conservate all’interno di un unico database. Queste informazioni possono essere qualsiasi cosa, da schemi tecnici a note di catalogo pre-scritte, ma l’obiettivo principale della maggior parte dei sistemi di gestione delle informazioni sui prodotti è il marketing. Indipendentemente dal canale di distribuzione utilizzato, tutte le informazioni relative all’utilizzo o alla vendita del prodotto possono essere trovate in un unico database. Questo permette
marketing cross-channel per utilizzare stili, linguaggi e motivi simili.
Un sistema di gestione delle informazioni sui prodotti è un tipo di gestione dei contenuti aziendali. Si tratta di sistemi di archiviazione delle informazioni che consentono a più utenti di accedere, creare e modificare le informazioni contemporaneamente e in tempo reale. Altri tipi di gestione dei contenuti aziendali includono i sistemi di archiviazione dei documenti aziendali e le piattaforme di gestione dei contenuti, come il sistema web Joomla®.
Questi sistemi funzionano meglio nelle aree in cui sono presenti più gruppi che necessitano di un accesso simultaneo alle informazioni. La necessità di una gestione dei contenuti di base deriva da una crescente tendenza tra le aziende ad avere grandi centri operativi in più aree. Sia in base alla progettazione che attraverso la ristrutturazione, come dopo una fusione, la gestione dei contenuti consente a queste diverse aree di comunicare liberamente senza dover essere nelle immediate vicinanze fisiche.
La maggior parte dei sistemi di gestione delle informazioni sui prodotti funziona in modo simile. Sono punti di accesso utente front-end a un database interno come Oracle o MySQL. Ciò significa che non memorizzano le informazioni che contengono: lo fa un database aziendale standard. Consentono semplicemente agli utenti un mezzo meno tecnico per l’inserimento delle informazioni. Ciò riduce la formazione richiesta per i dipendenti non tecnici e rende il sistema più facile da usare per tutti.
Grazie ai database standardizzati che utilizzano, è facile collegare i database di gestione delle informazioni sui prodotti a database di marketing più convenzionali. Questi altri database possono contenere record di vendita, numeri di conto o altre informazioni specifiche sulle vendite. Combinando le informazioni contenute nei due database, è possibile preselezionare i clienti che potrebbero essere interessati ad un prodotto nuovo o esistente in base alle vendite precedenti.
La maggior parte dei database di gestione delle informazioni sui prodotti contiene informazioni destinate al pubblico. Queste informazioni di solito sono incentrate su informazioni di marketing e vendita, descrizioni di prodotti e manuali per l’utente. Poiché le informazioni sono pubbliche, i database sono spesso condivisi tra aziende. Con le informazioni sui prodotti disponibili per i fornitori esterni, è più facile realizzare prodotti compatibili o trovare produttori per componenti specializzati.
Un altro grande vantaggio dei sistemi informativi sui prodotti è la coerenza nella pubblicità. Dipartimenti diversi che fanno pubblicità su canali diversi, come vendita al dettaglio e aziendale, possono condividere informazioni di marketing tra loro. Invece di progettare le proprie campagne, possono condividere le informazioni, garantendo che gli elementi pubblicitari rimangano gli stessi sui vari canali. Questa coerenza migliora la consapevolezza del prodotto se un consumatore incontra il prodotto al di fuori del canale con cui ha familiarità.