In generale, la gestione dell’inventario si riferisce al metodo con cui le aziende gestiscono risorse e materiali tangibili al fine di garantire che le risorse siano prontamente disponibili per l’uso. Gli inventari sono generalmente gestiti utilizzando un sistema di elenchi cartacei o un sistema abilitato al software per computer. Utilizzando un sistema di gestione dell’inventario, una famiglia può aspettarsi di tenere a portata di mano le forniture necessarie mentre un’azienda può utilizzare le risorse in modo più efficiente per generare entrate.
La forma più semplice di gestione dell’inventario è il metodo cartaceo in base al quale viene tenuto un elenco di materiali che vengono utilizzati su base regolare. Quando vengono introdotti elementi, vengono aggiunti all’elenco. Quando i materiali di consumo si esauriscono, viene effettuato un acquisto per rifornire i materiali. In questo modo, è possibile fornire in qualsiasi momento un inventario dei materiali più importanti. Questa semplice forma di gestione dell’inventario è utile in modo che i materiali possano essere acquistati in momenti opportuni quando i prezzi sono bassi e non si esaurisce mai nulla di critico.
Un’altra forma popolare di amministrazione dell’inventario è il sistema di gestione dell’inventario basato su software. Con l’accumularsi delle scorte, è possibile utilizzare un sistema di gestione dell’inventario informatico per tenere traccia di grandi quantità di prodotti e materiali. Ogni volta che un singolo materiale viene portato o esce dall’inventario, il software di gestione dell’inventario apporta delle modifiche per corrispondere a queste attività.
Un sistema di inventario computerizzato è anche utile per valutare i costi associati all’uso di materiali su larga scala. Se collegato a un sistema di contabilità centrale, il software di inventario informatico può facilmente calcolare il costo medio per unità. Un metodo di inventario informatico riporta anche le entrate medie generate quando i materiali vengono utilizzati per produrre beni acquistati e venduti.
Il motivo più importante per cui vengono utilizzati i sistemi di inventario è quello di tracciare i materiali di consumo in modo da poter identificare rapidamente i problemi di inventario. Se i materiali sono molto richiesti, un sistema di inventario consentirà a un’organizzazione di essere strategica sulla gestione dei materiali, effettuare acquisti pianificati per mantenere le forniture a portata di mano e ridurre lo spreco di materiali. Inoltre, molte organizzazioni sono tenute a tenere un elenco di inventario delle merci in corso a fini fiscali e assicurativi.
Avere un sistema di gestione dell’inventario che funziona bene dipende dalle dimensioni dell’organizzazione e dal tipo di materiali che devono essere monitorati. Mentre un semplice metodo di inventario può funzionare bene per una piccola impresa; per le grandi organizzazioni con un gran numero di forniture, parti o materiali disponibili, potrebbe essere necessario un sistema di inventario informatico per tenere il passo con la domanda. Senza un chiaro sistema per mantenere stabili i livelli di inventario, possono sorgere problemi che possono essere costosi e scomodi.