La maggior parte delle aziende gestisce informazioni riservate a un certo livello. Che si tratti di segreti commerciali, strategie di marketing o numeri di carte di credito, un’azienda ha una ragione e il diritto di proteggere le sue informazioni riservate, purché le informazioni siano legali. Molti datori di lavoro richiedono ai nuovi dipendenti di firmare un accordo di riservatezza del lavoro che garantisca che il dipendente non divulgherà alcuna informazione riservata sia durante che dopo il lavoro. Il rifiuto di aderire a un accordo di riservatezza del lavoro può essere motivo di risoluzione e persino di azioni legali in alcuni casi.
Gli accordi di riservatezza sul lavoro sono generalmente firmati prima dell’inizio del rapporto di lavoro. Ciò garantisce che il dipendente sappia in che cosa sta entrando e capisca che il lavoro viene assegnato a condizione di firmare l’accordo. I datori di lavoro dovrebbero assicurarsi di dare al nuovo dipendente il tempo di leggere l’accordo ed essere pronti a rispondere a qualsiasi domanda sulla natura del materiale riservato sul posto di lavoro.
Alcuni accordi di riservatezza sul lavoro contengono una clausola che discute le precedenti informazioni sul lavoro. Questo è molto importante sia per i lavoratori che per i datori di lavoro, poiché protegge l’integrità di entrambi. La maggior parte delle aziende richiede che un dipendente rispetti le regole di riservatezza anche dopo aver lasciato il lavoro per una posizione diversa; se un nuovo datore di lavoro chiede a un dipendente di violare la riservatezza di un altro lavoro, non è etico e talvolta illegale. La clausola ex dipendente protegge il dipendente dal dover rispondere a queste domande e protegge anche il business dalle accuse di rubare segreti commerciali assumendo un lavoratore di un’altra società.
È importante comprendere che la firma di un accordo di riservatezza del lavoro non significa che un dipendente debba tacere sulle attività illegali. Sebbene non sia insolito per le aziende non etiche minacciare i lavoratori con risoluzione e azioni legali per la rivelazione di pratiche commerciali illegali alle autorità, il dipendente di solito farà ricorso legale contro tali azioni. Alcune regioni hanno promulgato leggi “informatore” per proteggere i dipendenti che rivelano pratiche illegali alle autorità competenti.
Se viene firmato un accordo di riservatezza, sia il dipendente che il datore di lavoro dovrebbero riceverne una copia. In generale, la società conserva il documento in un file del personale con altra documentazione relativa al lavoratore. Gli esperti raccomandano che il dipendente rimanga anche sulla sua copia e la conservi con altri documenti importanti per una facile revisione.
È importante che i datori di lavoro ricordino ai lavoratori la necessità di riservatezza. In situazioni in cui non è chiaro quali informazioni siano riservate, considerare di contrassegnare come “promemoria” tutte le e-mail, i memo e gli altri documenti importanti. Questa semplice questione può impedire il verificarsi di perdite accidentali di informazioni.