La trascrizione dei documenti converte i documenti cartacei in un formato digitale modificabile. Questo può essere fatto per leggibilità, conversione in file digitali o per una varietà di altri motivi. Le imprese sono disponibili per eseguire questa attività a pagamento, oppure le aziende possono gestire le loro esigenze di trascrizione internamente. Per alcuni tipi di documenti, potrebbe essere necessaria una gestione speciale nel processo di conversione a causa della natura o dell’età sensibili di un documento. In queste situazioni, potrebbe essere necessario utilizzare un servizio specializzato.
Questo processo può essere eseguito in diversi modi. Alcune aziende eseguono la scansione di documenti e utilizzano un programma per convertire le informazioni stampate in un modulo digitale modificabile. Un tecnico esamina la trascrizione della macchina per correggere eventuali errori. Questi possono includere scambi o sostituzioni di caratteri, campi spostati e altri problemi che possono sorgere. Il programma per computer potrebbe essere in grado di apprendere dalle correzioni e applicarlo a future attività di trascrizione dei documenti per ridurre il tasso di errore.
Un’altra opzione è la trascrizione manuale, in cui un dattilografo lavora dal documento originale o da un facsimile di alta qualità per generare una nuova copia digitale. Ciò può essere necessario quando i documenti includono una scrittura a mano ridotta o insolita con cui un computer potrebbe avere problemi o caratteri speciali che non vengono comunemente utilizzati. I documenti storici in inglese, ad esempio, possono contenere diversi caratteri non utilizzati nell’inglese moderno che un computer avrebbe difficoltà a interpretare.
I documenti storici possono richiedere cure particolari perché i trascrittori vogliono evitare danni all’originale. La scansione e attività simili possono esporre i documenti alla luce ultravioletta e devono essere eseguiti con cautela per preservare l’integrità dell’originale. I trascrittori devono anche tenere le mani pulite e possono indossare guanti durante la manipolazione del materiale. La digitalizzazione attraverso la trascrizione dei documenti può rendere i record storici più accessibili ai ricercatori e al pubblico in generale; una struttura potrebbe, ad esempio, caricare lettere storiche sul suo sito Web per chiunque abbia un interesse da esaminare.
Le scartoffie governative possono essere soggette alla trascrizione di documenti. Ciò può includere documenti storici come vecchi dati del censimento e documenti più recenti che non sono disponibili in forma digitalizzata. Potrebbe essere necessario utilizzare un trascrittore certificato a causa della sensibilità delle informazioni, per garantire che i documenti non vengano alterati quando vengono inseriti in formato digitale. Le persone che intendono utilizzare documenti digitalizzati dal proprio paese di origine per attività come le domande di cittadinanza potrebbero voler chiedere a un funzionario governativo le misure che devono essere prese per convalidare la trascrizione del documento.