I simboli di trascrizione sono marcatori di testo utilizzati per fornire informazioni aggiuntive su una trascrizione scritta di procedimenti o materiali registrati. Diversi sistemi diversi sono in uso in tutto il mondo. I trascrittori di solito scelgono un singolo sistema e lo usano in modo coerente, sebbene se gestiscono materiali radicalmente diversi per i clienti, potrebbero aver bisogno di apprendere più sistemi. Questi simboli utilizzano la punteggiatura comune in vari modi per fornire il contesto nel testo trascritto.
In una trascrizione diretta, il documento dovrebbe identificare i relatori e ciò che hanno detto. È comune alle linee numeriche per facilitarne il riferimento. I simboli di trascrizione aggiungono informazioni su pause, parole sovrapposte e vocalizzazioni che non sono parole. Suoni come annusate, sospiri e risate possono essere annotati nella documentazione con simboli standardizzati per renderli facilmente comprensibili. Può volerci del tempo per imparare a usare e leggere questi simboli.
Le righe di testo possono includere simboli di trascrizione per notare che qualcuno stava parlando a voce alta o dolcemente e dove lo stress era posto su parole diverse. Le azioni possono essere descritte tra parentesi o in corsivo, come (annusa) o annusa. Le pause possono anche essere registrate con punti (… ..) o parentesi che annotano il tempo della pausa, come (2.3) per indicare una pausa di 2,3 secondi. Le parole sovrapposte sono comunemente registrate tra parentesi [] e il segno = può essere usato per indicare che qualcuno è stato tagliato, differenziandosi da una parola che è rimasta incompiuta, che è spesso registrata come wo, con un trattino.
Non tutte le trascrizioni richiedono marcature così dettagliate. Possono essere particolarmente utili nella preparazione delle trascrizioni dalle sessioni di terapia e dai colloqui di assunzione dei pazienti. Uno psichiatra potrebbe voler prendere nota delle attività fisiche e delle abitudini del linguaggio durante le sessioni perché potrebbe fornire importanti indizi sul trattamento. Una voce dolce, ad esempio, potrebbe indicare una riluttanza a discutere di un determinato argomento, mentre un discorso forte potrebbe verificarsi quando i clienti si arrabbiano o si agitano. I simboli di trascrizione registrano gli eventi in dettaglio anche dopo che la memoria si è esaurita.
L’uso di simboli di trascrizione può anche essere utile nei procedimenti giudiziari. I trascrittori di corte sono comunemente addestrati a riprodurre tutto ciò che ascoltano fedelmente e con dettagli estremi. Se sorgono domande su una prova, può essere importante sapere esattamente cosa è successo e come. Ad esempio, se un testimone è stato escluso mentre parlava da un avvocato, ciò potrebbe significare che la giuria non ha sentito un’informazione chiave. Allo stesso modo, i segni di spunta verbali potrebbero indicare che un testimone non parlava in modo veritiero, e questo sarebbe importante avere nel registro se un testimone viene contestato in seguito.