La varianza dell’inventario è un evento aziendale comune in cui la quantità di inventario in un negozio è inferiore a quanto implicano i record. Il modo più semplice per scoprire la varianza dell’inventario è far scansionare l’intero inventario del negozio e confrontare l’inventario reale con i record dell’inventario. Dopo aver scoperto una varianza, i manager possono scegliere di ignorarla o essere proattivi nel limitare la varianza futura. Le cause di questa variazione possono essere il furto esterno o interno, la perdita di oggetti o la distruzione e la registrazione di oggetti. I negozi tendono a puntare a una variazione del 2 percento o meno e cifre superiori a questa possono diventare un problema.
Esistono diversi modi per scoprire la varianza dell’inventario, ma il modo più comune è fare in modo che un dipendente esegua la scansione di tutti gli articoli nel negozio o in un particolare reparto, come le scarpe da uomo in un negozio di scarpe. Dopo che un dipendente ha scansionato l’inventario, un manager in genere confronta i valori scansionati con i valori di inventario registrati nel database dell’azienda. Se il database mostra un importo diverso, allora c’è una varianza. La varianza può essere superiore alla quantità del database, ma questo è raro e in genere non grave.
Quando viene rilevata la varianza dell’inventario, i gestori possono decidere come affrontare la situazione. Alcuni manager possono vedere questo come un evento temporaneo e ritenere che tentare di ridurre la varianza sarebbe solo uno sforzo sprecato. Altri gestori possono esaminare record e video per capire perché si è verificata la varianza e possono stabilire regole e politiche per cercare di ridurre la varianza. La maggior parte dei negozi ha politiche che affermano che i manager devono segnalare le variazioni agli alti dirigenti e lavorare per risolverli.
Le ragioni della varianza dell’inventario sono varie, ma ci sono alcune cause comuni. Il furto è uno dei più comuni e maligni e può essere un furto interno o esterno che provoca una varianza. Un’altra possibilità è che gli oggetti vengano persi e, dopo alcune ricerche, possano essere trovati. Se i prodotti devono essere distrutti a causa di errori di produzione o se qualcuno restituisce merce usata, può causare una variazione se la distruzione non viene registrata.
La varianza dell’inventario può distruggere i profitti, quindi la maggior parte delle aziende punta a una percentuale di varianza bassa. L’obiettivo comune per la maggior parte delle aziende è il 2 percento, ma alcuni tentano l’1 percento o meno. Se la varianza è molto più alta di questa, come il 5 o il 10 percento, ciò può sollevare serie preoccupazioni e potrebbe essere necessario chiudere queste attività.