L’adempimento post conferenza comporta la raccolta di ordini, la corrispondenza, la letteratura e l’adempimento dei prodotti gestiti dopo la conclusione di una conferenza. Per definizione, l’adempimento comprende vari compiti come la ricezione, la conservazione, l’assemblaggio e la spedizione di prodotti o dati per un’altra parte. Altri servizi includono la gestione dell’inventario, il deposito e la gestione dei dati.
L’adempimento post conferenza è spesso personalizzato per soddisfare le esigenze specifiche del cliente, ma spesso include la vendita e l’assistenza di articoli come documentazione di supporto, materiale per fiere, brochure pubblicitarie e promozioni per i consumatori. I servizi correlati possono anche includere la stampa digitale, la corrispondenza e talvolta lo sviluppo Web. Spesso le aziende si impegnano a stipulare un nastro audio o video per una conferenza e quindi collaborano con una società di distribuzione per distribuire questi prodotti.
Allo stesso modo, i fornitori di servizi di post-conferenza possono produrre raccoglitori, CD-ROM o DVD e allo staff uno stand di vendita per oratori di conferenze. L’adempimento della letteratura comprende la raccolta, l’imballaggio e la spedizione di pubblicazioni relative a conferenze o marketing. I servizi post conferenza includono anche la comunicazione via e-mail con i partecipanti. Altri servizi potrebbero includere la gestione del database dei dettagli della conferenza. Un altro compito correlato è la corrispondenza di follow-up necessaria per fornire unità di formazione continua per i partecipanti alla conferenza.
Nel caso in cui una società o un’organizzazione offra invii di informazioni o opuscoli durante una conferenza, l’adempimento post conferenza potrebbe gestire i dettagli dell’azienda o dell’organizzazione. Come ramo del settore del direct marketing, un servizio di evasione ordini può mantenere l’inventario e ordinare nuovi prodotti a seguito di una conferenza. Se i materiali o la letteratura sono online, il servizio può anche gestire le vendite su Internet. Un servizio di adempimento può anche fornire servizio clienti e servizi di richiamata nel caso in cui la tua associazione o azienda ne abbia bisogno.
I vantaggi per la maggior parte delle aziende che utilizzano i servizi di adempimento post conferenza includono l’elaborazione e la spedizione in un solo giorno. Poiché la maggior parte delle aziende non è specializzata in spedizioni e ordini, un servizio di evasione ordini può liberare tempo e risorse. Un servizio di evasione ordini può gestire tutte le fasi del ciclo di evasione ordini, incluso l’accettazione degli ordini e la gestione della logistica, della spedizione e della fatturazione direttamente a un cliente o ad un punto di distribuzione selezionato. Attraverso la gestione dei dati, un servizio di adempimento può fornire informazioni geografiche e demografiche sui membri o sui clienti di un’azienda.
Come vantaggio, le aziende che sponsorizzano una conferenza sono spesso autorizzate a includere i loro materiali promozionali negli invii pre e post-conferenza. Molte società di adempimento post conferenza si impegnano anche a fornire mailing pre-conferenza per promuovere la partecipazione.